关于2013年档案归档工作说明的通知

各归档单位：

现就做好2013年材料归档说明如下：

一、总体要求

1、2013年归档的主要是2012年产生的材料，2013年产生的材料也可随时归档。

2、专门（专业）档案按照国家有关规定时间完成归档。

3、2012年文书档案要求最迟于6月底完成归档。

4、2011年及以前未归档案按照本通知归档。

5、严格执行单位归档制度。

6、严格按照《华北电力大学档案标准化建设体系制度》的规定归档。

7、对于逾期不交档案的单位、科室和个人，可使用《催档函》，视情况使用《清缴档案函》，情节严重的建议学校按照《档案管理违法违纪行为处分规定》处理。

二、软件培训的要求

档案软件的培训，要求各单位在5月底完成档案软件的培训，培训的重点为培训管理岗位工作人员对 “基础档案软件”中“文书档案”的归档。技术支持请和汪飞龙联系，电话61772559 。

三、立“卷”归档有关说明

1、教学业务档案（仅含01招生名册、02学籍卡、03成绩单、04试题、05论文、06毕业生名册）、科研项目档案、基建项目档案、大型设备档案、招标项目档案、学科项目档案、审计项目档案以及财务会计档案全部立卷归档，立卷形式和归档时间与2011年档案立卷归档基本相同，立卷归档的档案一般电子版较少，应由专门的档案员集中归档，网上归档主要是在系统里输入档案标题等相关信息，有电子版的录入归档信息后一并上传即可。不同之处在于：

第一、需使用新的《归档单》（即一卷档案的档案封皮，见档案馆网站）。

第二、需使用新的《文件目录》（即以往的卷内文件目录，见档案馆网站）。

第三、档号发生变化（档号由档案馆统一编制，如有问题清与档案业务指导室何天枢联系，电话61772918）。

第四、《文件目录》可由系统在档案馆审核后自动导出打印。

2、一卷完整档案由四部分组成：

顺序1、档案封皮《归档单》；

顺序2、《文件目录》；

顺序3、按照目录排序的归档材料；

顺序4《备考表》。

3、特殊档案的归档要求：

（1）电子教案（各学院按照教研室分别以光盘形式归档，不归纸质版，由个院系负责归档。

（2）手写教案由各学院按照实物归档。

（3）学生证和毕业证（结业证、肄业证等）下发前统一送档案馆扫描和复印归档。

（4）各类以大学名义下发的获奖证书和聘书等下发前统一送档案馆扫描和复印归档。

（5）学生毕业成绩单电子版直接由教务部门导入“基础档案管理系统”。

（6）本科学生的优秀论文正文的电子版，直接刻盘（小光盘 直径8cm）放入本论文归档档案袋一并归档；其他本科生的论文电子版，由各院系按班级分类刻盘或拷贝送档案馆归档。

（7）研究生的论文正文的电子版，直接刻盘（小光盘 直径8cm）放入本论文归档的档案袋一并归档。

（8）纸质论文：归档在软件系统里只建立案卷目录，不做文件目录，题名顺序为：xx院系xx专业学生姓名类型（本科、硕士或博士）论文答辩材料及论文（论文题目写在此），档案封皮（即《归档单》）归档后由档案馆统一写，其他和往年一样，备考表中的领导签字可用领导签名章。

（9）毕业照片，凡是全院系、全专业、班级的合影，要求纸质照片和电子照片一起归，论文答辩照只归档电子版。

（10）留学生、港澳台生、交换生、外籍教师、外籍专家、特聘教师（专家）的档案，由主管部门按照“人物档案” 归档，一人一卷。

四、以“件”归档有关说明

1、除教学业务档案、科研项目档案、基建项目档案、大型设备档案、招标项目档案、学科项目档案、审计项目档案以及财务会计档案以外的基础档案全部纳入“文书档案”单独归档，并按照以“件”归档，不再立卷，不使用《备考表》。。

2、完整的一份文书档案由两部分组成：

第一、档案封皮即《归档单》。

第二、归档材料。

3、公文的归档说明

（1）各单位上级文件是复印件的原则上不再归档，留本单位备查（学校接到上级文件只有复印件的除外，由机要室办转前在文件上注明）。

（2）各单位管理员收集或遗留在本单位的上级文件原件（2012年或2012年以前的），暂时不录入档案软件而直接送马惠茹（档案整理加工室，主楼D0207，61772311），由马惠茹将其与机要室韩文送来的上级文件汇总后再处理。

（3）各单位管理员收集或遗留在本单位学校下发文件（2012年或2012年以前的仅指带有校领导签批单），直接送马惠茹（档案整理加工室，主楼D0207，61772311），由马惠茹将其与文印室苏晓敏送来的下发文件汇总处理。

（4）2013年1月1日起发布的公文，由党办校办暂存,次年统一移交档案馆归档，公文电子版全部实现 “办公平台”自动归档。各单位直接收到上级文件的,应当及时送机要室登记后办转；因工作需要必须使用原件办转的，公文使用后及时归还机要室；因工作需要必须使用原件确实无法收回的，由机要室复印留存归档。

（5）上级文件无电子版的只归纸质文本；上级文件有电子版的，打印纸质文本归档，电子版由机要室统一拷贝送档案馆。

（6）学校上报上级的文件有批复的 批复按照上级来文视为单独一件文书分开归档。

（7）除印发类的文件，文件的附件、文件要求的上报材料等视为单独一件文书分开归档。

（8）纪委、工会和团委等独立办转或下发公文的参照执行。

4、非公文材料（即普通文书）的归档说明

实行“谁产生谁负责归档”的归档原则，即岗位归档，工作人员将本岗位产生的档案纸质文本，每份打印一张《归档单》，填好必要的信息后分批或集中送自己的主管领导（科室负责人或主管的中层干部均可）签字，签字后自己及时登录档案系统完成网上提交（包括电子版），然后把签字后的材料送单位档案员汇总，由档案员完成排序、网上提交、最后纸质材料移交等。

（1）跨年未完成工作的文书材料，按照完成所在年归档；

（2）为明确归档责任，提高归档效率，确保档案完整，规定凡是跨岗位、跨科室或跨单位的普通文书不需要集中收集归档，按照实际产生岗位各自归档，由各岗位工作人员及时完成。

五、特殊载体的归档

常见的特殊载体说明如下，不常见的和档案馆包跃民联系解决，电话61772557。

1、电子文本类：基础档案电子文本档案和纸质文本档案一并归档，档号共用一个。

2、纸质照片（含底片）：直接送档案馆包跃民。

3、电子照片：各单位直接登录“照片管理系统”归档。

4、录音（音频）和录象（视频）：各单位直接登录“音视频管理系统”归档；1.5G以上直接拷贝送档案馆包跃民。

5、录音带、录象带、光盘：按照声像档案归档，随时直接送档案馆包跃民，或通知档案馆上门接取。

6、人物档案涉及特殊载体材料的，直接在“人物档案系统”录入提交目录，特殊载体送档案馆加工室分类处理。

7、班级档案、社团档案涉及特殊载体材料的，直接在“社团班级档案系统”提交，其他系统不重复提交。

8、实物档案涉及特殊载体材料的，直接在“实物档案系统”提交录入目录，由档案馆人员上门协助处理。

六、未尽事宜请和档案馆联系解决。

档案馆

2013年5月28日