校内各单位：

现依照《档案法》和《高等学校档案管理办法》（即教育部27号令）就2010年档案收集和进一步做好档案归档工作通知如下：

一、请各单位、兼职档案员布置并督促本单位工作人员依法按照归档范围并结合岗位内容及时将2010年的档案全部归档，并确保纸质档案、实物、电子及声像档案等同步归档；

二、“归档范围”请详见“附件”。再全面的归档范围也无法覆盖每个单位、部门和每个岗位所形成的所有档案，所以要求各单位要将“归档范围”与本单位、本部门、个人的职责有机结合起来，努力做到应归全归；难以确定是否应归档的，可直接联系档案馆进行鉴定；

三、请未完成2009年归档的单位请在4月底前依法完成归档；如期完不成归档任务的单位，档案馆将向各单位党政负责人送达《催档函》；

多年未完成归档任务的个别单位请依法同时完成2009及以前档案的归档工作，补交工作要求12月底以前完成，对于逾期完不成任务的，学校组织档案工作队伍上门进行集中清缴。

四、近两年成立的处级单位请将本单位的职责、部门职责和工作人员职责电子版在4月底前交档案馆办公室确定归档范围，并由档案馆对工作人员进行统一培训；

五、凡是属于归档范围材料的电子版，要求今年开始全部全部归电子版，所有电子版交各单位兼职档案员汇总（每类文件一个文件夹）拷贝刻盘或送由档案馆刻录光盘，有困难的单位请和档案馆联系上门拷贝；

所有文字和图表档案的电子版和其相关的纸质档案同时归档也可单独灵活归档于“电子声像档案室”；

六、自本次归档起，毕业生个人答辩照片和个人学位授予仪式照片只提交电子版原版照片，档案馆不再收取此类纸质照片，毕业合影等其他照片继续执行电子照片和纸质同步的有关标准；

所有照片、录像视频、录音等电子声像文件，磁带磁盘、胶片、底片、优盘、硬盘等载体声像档案和其相关的纸质档案同时归档也可单独灵活归档于“电子声像档案室”；

七、凡是各单位开展的涉及教学、科研、管理的重大活动、重大事件、主要会议、专项（题）工作等形成的过程材料，可联系档案馆专题档案室作为专题档案材料成批归档；

八、持有体积较大实物档案的单位、部门或个人可联系档案馆直接上门做归档指导服务；

九、各单位归档材料收集齐备分类结束后，可联系档案馆相应业务室做上门指导服务；需要集体统一培训或个别培训的单位可直接和档案馆联系安排；对于归档材料较多的单位，可联系档案馆协助搬运；

十、学校各类外派（驻）机构、控股企业、研究机构、各级校友会组织等所产生的档案由学校各主管单位负责安排专人归档；有关归档范围、方式等可由各主管单位和档案馆共同确定；

十一、自即日起试行不定期不定批灵活归档机制，即归档材料整理一批可随时归档一批；

十二、华北电力大学档案规范性系列制度正在制订中，正式发布后将进行全校培训和推广；

十三、华北电力大学档案管理系统已经购置正在改制中，完成后2012始在大学范围内培训和启用，届时要试行纸质档案和电子档案同步归档，请各单位和每个工作人员注意留存所有归档材料的电子版；

十四、档案是党和国家有关教育的主要历史资料，是学校的宝贵资料，任何单位和个人不得违反《档案法》和《高等学校档案管理办法》（27号令），将本单位、本部门、本岗位产生的档案据为己有，更不得随便遗弃和损毁；各单位、部门和每个工作人员都应当树立起档案法律意识，认真学习档案法律法规，做好本单位、本部门个本人的归档工作；

十五、学校将按照档案法规对各单位的归档工作进行年度评估；

十六、其他事宜请按照已有的法律法规和学校规章制度执行或由档案馆解释。

档案馆

2010年4月2日