学校档案分类与归档要求

（一）按档案全宗划分，学校档案实行多个全宗管理，所有档案同属于“华北电力大学全宗”，是一个有机的整体，任何单位和个人不得随意进行分割和舍弃，具体按照《华北电力大学档案全宗管理规定》执行。

（二）按照档案载体不同，学校档案分为纸质类、电子类、声像类和实物类四大类。此类档案的归档按照学校规定执行。

（三）学校各类档案按其查考利用价值确定保管期限，其中专门档案的保存期限按照国家和上级规定执行，我校综合类档案的保存期限分为永久和定期两种。具体由档案馆在归档完成后负责鉴定和编制。

（四）学校档案的实体分类由档案馆制定，各单位的归档范围由各单位制订后报经档案馆审核，必要时由各归档组织机构负责定期或不定期进行修订，提交档案馆审核后施行。

（五）归档时除国家和教育部有明文规定之外的档案，可采取定期和不定期相结合的灵活归档方式。

（六）变更名称、合并或独立设置的各党政群团学组织机构材料归档规定：

1. 凡当年5月底之前变更名称、合并或独立设置的各党政群团学组织机构，当年的所有材料（含纸质类、电子类、实物类等所有材料，下同），按照原来组织机构名称归档；凡当年6月1日后变更名称、合并或独立设置的各党政群团学组织机构，当年的所有档案材料，按照新组织机构名称进行归档。

2. 变更名称、合并或独立设置的各党政群团学组织机构，其档案编号由档案馆接受档案后统一编号。

3. 变更名称、合并或独立设置的各党政群团学组织机构的网站，必须确保原有网站继续隐藏运行，以确保网站档案的信息完整和查询。同时，必须全部拷贝网站的所有数据送档案馆存档，不得随意删除。

4. 变更名称、合并或独立设置的各党政群团学组织机构的借出档案的，必须及时归还，不得出现遗失或损坏档案等违法行为。

5. 凡是职务或岗位变动人员，在工作交接时必须做好本岗位的档案工作和档案材料的移交；凡涉及办公场所变动或调整单位的，必须事前做好档案的整理和保护工作。各级党政群团学组织机构的档案主管领导和档案员要做好有关告知、指导工作和监督。

档号编制基本原则和规则

（一）档号编制基本原则

1. 档案编制不得出现重复号和断号。

2. 学校的档号由档案馆审核并统一编制。

3. 未经档案馆同意，任何人不得随意改动档号。

4. 所有档案的纸质版和电子版为同一个档号，施行一一对应原则。

5. 特殊载体档案的档号编制按照有关的管理实施办法执行。

（二）档号编制规则：

具体由档案馆制订或解释。