档案的保管

（一）所有档案严格按照全宗划分实行保管，并分纸质类、电子类、声像类和实物类四类保存于专门的档案库房，管理要落实专人负责。同时要落实国家对于档案库房管理相关规定措施。

（二）为避免自然灾害对档案的影响或损坏，两地可开展档案异地存放或必要的备灾措施。

（三）因工作需要，保定校区档案室需按照学校规划和工作需要做好相关档案的共享服务和统一管理工作。

（四）涉密档案的保管按照国家有关规定执行。

档案的利用

（一）学校档案馆所保存的档案，主要供本校利用，各级档案管理员可直接查本组织机构所归的非涉密档案；其他单位或个人需查阅时，应持有效证件，经档案馆同意后，方可查阅，如需利用的档案涉及党和国家重大问题及学校秘密的，须按照国家和学校的有关规定审批。

（二）依照《档案法》和《高等学校档案管理办法》的规定，档案馆是学校唯一有开具档案证明和制作档案的部门，未经档案馆授权，学校其它各党政群团学组织机构、党政群团学下属组织机构和个人都不得开具已毕业学生成绩、学位、学历、试题、诚信等所有的档案制作或证明。

（三）档案利用的收费严格依照教育部规定的档案服务收费范围执行，有关收费标准参照教育部、北京市和河北省档案局的规定执行，用于公益目的的不得收取费用；用于个人或商业目的的，可按有关规定合理收取费用。所有收费统一上交计划财务处。

（四）档案馆编制必要的检索工具为利用者提供方便，重要或珍贵档案一般不提供原件使用，可复制（印）使用。

（五）档案馆应积极开展档案的编研工作，为学校的教学、科研和管理等工作提供丰富的档案信息资料。

（六）学校和档案馆必须加强档案的信息化和数字化工作，以有效保护和利用档案，实现两地档案资源共享。

（七）档案馆每年向全校公布各归档组织机构档案的归档情况和归档检索目录。

档案的开放、保密、鉴定与销毁

（一）档案保存期满经鉴定应确定为开放档案，档案馆可设立档案阅览室，并通过电子档案阅览室或网站发布，方便师生使用。

（二）档案的保密工作按照国家和学校的规章制度执行。

（三）档案馆负责档案的鉴定与销毁，有关单位或部门配合。