材料归档责任主体、权利与义务
（一）学校档案的归档责任主体单位为学校各级党政工团学机构组织（含挂靠单位、驻外单位与机构）。
（二）材料归档施行“谁产生（主办或谁主管）则谁归档”的责任原则。学校各级党政工团学机构组织每个人员都是学校各类档案的制造者和记录者，也是学校历史文化的传承者；学校各级党政工团学机构组织每个人员均负有档案法律责任，且有依法依规归档的权利和义务；每个人应自觉依法完成本岗位职责所产生材料的归档工作。
（三）各科研创新平台、跨院系的课题组、科研团队以及科研创新平台统一由科学技术研究院规范归档事宜。
（四）学校各级党政工团学机构组织人员拒绝归档或损坏材料的属于违法违规行为，未依法依规完成归档工作的组织机构和个人不得参评工作优秀。
档案工作管理体制与分工
（二）档案工作管理体制与分工
1. 我校档案工作实行学校统一领导，分级协作和分类管理。
2. 学校在北京校部设立档案馆，在保定校区下设档案室，两地档案业务管理实行一体化，档案业务管理按照全宗划分管理；两地档案工作管理实行属地化管理，保定校区档案管理工作划归校区党政办管理。
3. 为避免材料重复归档和归档不完整，现就两地及一体化办公单位有关档案归档责任规定为：凡一体化部门涉及整个大学的公文（含收文、发文、签报、简报等，统称公文，下同）一律由北京校部一体化单位负责归档于北京校部档案馆；保定校区属地产生的只涉及保定校区的公文一律归档于保定校区档案室；北京校部发布或办理涉及保定校区的公文直接归档于大学档案馆，保定校区档案室可以材料形式暂存复印件备查。除上述材料外，其它材料均执行“谁产生（主办），谁负责”及“属地产生属地归档”的原则。
4. 保定档案室应按照学校的总体安排，协助档案馆做好有关档案的移交、共享、数字化、信息化以及档案利用服务相关协作事宜。
5. 学校各级党政群团学组织机构材料数量较大的可视实际情况内设档案室，可责成专职或兼职人员开展档案业务工作。各单位所设档案室必须经由档案馆批准；设立档案室的目的是规范和加强档案工作，但不能以此为理由截留或拒绝向学校档案馆归档；各单位所设档案室的档案业务受档案馆的管理监督和指导。
（二）档案工作协作机制
1. 组织部门将档案工作纳入新干部岗前培训，将档案完成情况纳入干部和组织考核；未完成归档工作的组织机构或干部不得评为年度工作优秀。
2. 人事部门将档案工作纳入新员工入职培训，将材料完成情况纳入教职员工年度考核，将材料归档明文纳入单位职责和岗位描述；未完成归档工作的个人不得评为年度考核优秀，不予未完成材料移交者办理工作调动；在人员调离时必须责其完成材料归档或工作交接方可办理调离手续；人事部门按照国家或教育部的有关规定，落实档案工作人员的特殊岗位津贴。
3. 计划财务部门将各单位档案材料费（如纸张、光盘、存储硬盘、重要照片洗印等）、安全保护费等工作经费纳入单位经费预算等。
4. 网络与信息部门将档案的信息化和数字化工作纳入学校信息化与数字化整体规划等相关工作之中，并为学校档案工作提供技术支持和安全技术防范等相关工作。
5. 资产部门解决档案有关的办公、库房，以及档案异地安全备份用房等相关工作。
6. 各组织机构将档案工作纳入人员日常考核和教育，自觉将归档职责明文纳入岗位职位描述。各组织机构未完成归档工作者不得评为考核优秀。
7. 各单位新开发或启用的各类管理系统设计时必须与档案和网信办事前会商，以解决该系统与档案管理软件的数据接口，以便今后顺利实现电子材料自动归档。
档案业务分类管理与分工
（一）人事部门负责干部职工档案，具体的管理实施办法由人事部门制订。
（二）学生处、研究生院按照职责管理学生人事档案，国际教育学院按照职责管理留学生档案，具体管理实施办法分别由学生处、研究生院、国际教育学院制订。
（三）档案馆负责非人事类学校所有档案，保定校区档案室只负责收集保定校区属地产生的非人事类档案。
档案工作队伍和职责
（一）按照档案法规规定，校长为学校档案工作的总负责人，校长可责成一名副职领导担任学校的档案日常主管领导，协助校长开展档案工作，其档案职责为：
1. 领导全校档案工作，负责制订学校档案工作的规划、管理体制与机制。
2. 协调和监督各组织机构落实档案工作的“三纳入”和“四同步”。
3. 审议通过学校档案工作的计划、总结和奖励。
4. 协调跨组织机构的材料归档工作。
5. 统一协调解决学校档案工作的重大事宜等。
（二）档案馆职责：
1. 档案馆既是学校档案业务管理部门，也是学校档案工作管理的职能处室。
2. 负责全校的档案业务管理，开展培训指导、检查监督和征集档案。
3. 负责档案的保管利用服务、鉴定和销毁等业务。
4. 负责档案的制度制订，档案信息化和数字化、档案科研与编研等工作。
保定校区档案室参照上述职责负责校区的档案工作。
（三）学校各级党政工团学机构组织的职责为：
1. 负责和协调本组织机构档案工作。
2. 落实档案工作的“三纳入”和“四同步”。
3. 建立由本组织机构档案主管领导、档案管理员等组成的档案工作队伍，支持其开展工作并确保队伍稳定性。
4. 依法落实档案责任，将档案职责纳入人员培训，并明确写入本组织机构档案主管领导、本组织机构档案管理员和所有人员的岗位描述。
5. 将档案纳入本组织机构的考核评优。
6. 随时修订本组织机构的归档范围报档案馆审核后施行。
7. 负责本组织机构档案工作的其它相关重要事宜。
（四）学校各级党政工团学组织机构负责人为本组织机构档案归档责任人，各归档组织机构可责成一名人员为本组织机构“档案主管领导”协助负责人开展档案工作，其档案职责为：
1. 协助本组织机构负责人主管开展本组织机构档案工作。
2. 督促本组织机构和下属组织机构落实材料工作的“三纳入”和“四同步”。
3. 负责落实本组织机构将“完成本组织机构材料归档工作”字样写入本组织机构工作职责，监督下属组织机构“完成下属组织机构材料归档工作”写入各下属组织机构部门工作职责。
4. 布置、监督、检查和审核本组织机构所有归档材料。
5. 督促和指导本组织机构档案管理员的日常工作。
6. 负责协调跨组织机构的材料归档工作。
7. 负责本组织机构档案工作的其它相关重要事宜。
（五）学校各级党政工团学机构组织下属组织机构负责人的档案职责为：
1. 为下属组织机构材料归档的档案主管。
2. 带头将“完成本岗位职位材料归档工作”写入个人和所辖组织机构或岗位职位的工作职责描述。
3. 所属组织机构或岗位人员归档材料的审核签字，检查材料归档的必要性和完整性。
4. 布置和监督所属组织机构或岗位人员及时完成归档工作。
5. 支持档案员的指导培训等日常工作。
6. 协调或明确跨岗位工作的材料收集和归档人。
7. 负责所属组织机构或岗位其它相关档案日常工作。
（六）各学校党政工团学组织机构及所属组织机构的档案管理员（简称档案员），其档案职责为：
1. 负责本组织机构或下属组织机构档案的日常工作。
2. 负责材料归档的培训和指导及监督。
3. 担任本组织机构材料的提交、归档人（或立卷人）。
4. 督促本组织机构按时归档。
5. 负责本组织机构其他相关档案日常工作。
（七）档案专业性比较强且材料量大的学校党政工团学组织机构可指定多人分别担任某一类或某几类业务材料的档案员，其档案职责为：
1. 负责某一类或某几类业务材料的电子版的收集、整理、网上录入、立卷等工作。
2. 负责某一类或某几类业务材料的纸质版的积累收集、整理立卷、移交归档。
3. 接受档案馆及本组织机构的档案培训、指导和监督。
4. 完成本岗位其他材料的归档。
5. 负责其他相关档案的日常工作。
（八）各学校党政工团学组织机构人员的档案职责为：
1. 按时完成本岗位产生的各类材料的收集、分类、移交、整理、电子提交，整理（立卷）归档等。这是法律赋予每个人员的权利和义务。
2. 主动接收本组织机构的档案培训、指导、协调和监督。