1. 页码/页数/页号/起止页号

三者不是一个概念，所指不同。

页码是指印刷物本身印刷上去的页码，一般是左右都有，一般不管页面上有没有文字；

页数即就是纸质的张数，正反两面一张纸，只算页数一张；

页号是整理和加工以及著录档案材料是，人为手工标注上去的每页材料号码流水，一般是无字的页面不编号。

起止页号是指以卷归档的档案，其卷内文件目录里标注每件文件的开始页号-结束页号。

以件归档的材料页号编制规则：纸质页号为1到n，起止页号为1-n。

以卷归档的材料页号编制规则为1到n，而在卷内文件目录里体现的是起止页号：每件文件的开始页号-结束页号。

2. 材料/文件/档案

三者就有区别，也有交叉。

未归档前总称材料，归档后的总称档案，但可以统称为文件。

归档后的档案有两个级别，案卷级文件、文件级文件。案卷级大于并包含文件级。

3. 估算/概算/预算/结算/决算

估算材料属于可行性报告内容，一般按照综合文书档案归档。

概算材料一般属于预算上报的附加材料，如工程概算

预算材料一般按照综合文书档案归档。

结算材料一般按照审计材料归档

决算材料一般按照会计档案归档。

另：基础建设项目涉及上述内容的按照基建档案优先原则归档。

4. 物品/实物/实体档案/实物档案

大小关系：物品≧实物≧实体档案≧实物档案

物品是一个相对比较模糊的口语化称谓。

实物通常是指区别于电子类的物品；另一种解释是未归档的实物，归档前叫实物，归档后叫实物档案。

实体档案通常指区别于电子档案的档案分类、有纸质类、实物类、声像类。

实物档案属于实体档案分类的其中一种，是指按照实物档案编制档案分类号并进行管理的一类档案；未按照实物档案编制档号管理的其他来源的总称实物，实物档啊和实物可以同时共置于同一个库房管理，实物库房保管的不一定都是实物档案。

5. 序号/文号/案卷号/件号/文件号/流水号/页号/盒号/柜号/列号/全宗号

序号就是顺序号，一般只表示文件顺序。

文号一般专指公文的编号，通过文号来标明文件规定事宜的针对性，同时编制文号是为了档案分类和检索。

案卷号是指以卷归档的立卷归档后档案馆对一卷档案编制的流水号。以件归档的文件没有案卷号

件号就是文件号的简称，一件档案的编制的流水号，以卷归档的档案都是多个文件组成的，所以以卷归档的档案都有文件号（件号）。

流水号就是一卷卷或一件件的排列顺序号，与序号类似。

盒号就是档案馆对已经上架装有档案的档案盒，为了标识其物理地址而编制的流水号。

页号只指材料归档前由工作人员用铅笔在材料右上角标识的流水号，从1开始用自然数标识

柜号是指档案柜的编号；列号是指档案密集架的每列的编号；全宗号是指学校对学校各个时期档案断代划分的分类号。

6. 责任者/归档单位

两者不是一个概念，责任者一般专指材料的形成单位或个人，归档单位（即归档组织机构简称）专指把材料移交档案馆的单位，有时候两者是统一的，有时候不统一。

7. 成文日期/归档日期

成文日期专指材料最终形成的日期，不是归档日期，归档日期专指把材料移交档案馆的日期，即档案移交日期

8. 电子档案/声像档案/音像档案/电子与声像档案

电子档案是按照电子文件的后缀格式称谓的，声像档案一般指以电子文件制成的文化产品（含音像产品）、如唱片、录像带、影碟等。电子与声像档案是电子档案与声像档案的合成。

9. 兼职档案员/专职档案员/档案员/档案工作员/档案馆工作人员

兼职档案员即各党政群团学组织机构及其下属组织机构兼职档案员，是指一个各党政群团学组织机构及其下属组织机构兼职从事档案管理，且工作未纳入岗位工作职责描述的人员；已纳入岗位工作职责描述的叫各党政群团学组织机构及其下属组织机构档案员，简称档案员。

专职档案员专指岗位工作职责描述中，仅为档案工作内容的人员，如计财处档案室、基建档案室的工作人员。

档案馆工作人员：专指在档案馆从事档案工作的人员。

以上人员都属于档案工作人员。

10. 涉密档案/不宜公开档案

涉密档案在涉密期都属于不宜公开档案，属于不宜公开档案的一部分，但是不宜公开档案不一定都是涉密档案。不宜公开档案包括涉密档案和档案馆鉴定为一定时期里不宜公开的档案。

11. 档案复制/档案证明

档案复制一般指原有档案的样子复制（复印）一个外观基本一致的材料；档案证明是指由档案部门根据所存材料开具的证明材料。

12. 以卷归档/以件归档

两者表示两种不同归档方式。以卷归档就是要求立卷归档，一般叫立卷归档，不立卷直接一件件分散归档的叫以件归档，或者不立卷归档。

13. 组织沿革/历史沿革/发展沿革

三者都属于沿革的一种表述形式，组织沿革即隶属沿革，指描述某个单位历史上的隶属关系变化，历史沿革一般描述某个单位的成立撤并、分分合合、迁移等重大历史事件；发展沿革一般描述某个单位历史上的发展大事，发展沿革可包含组织沿革和历史沿革内容。

14. 编写/编著/编撰/编纂/编修/编辑/著录/标引

编写一般是指富有原创性的过程；

编著一般适指专业类或专著类的过程；

编撰一般指有虚构成分或未经考证内容的过程；

编纂一般指对已有材料系统性收集和分类整理等过程，一般用于志书和年鉴等工具资料书。

编修一般是指修订内容比较多活动。

编辑一般是指一种职业，另外主要是指按照一定的标准使内容规范划一的工作。

著录一般是专指对档案案卷和文件信息的概括或标注，方便查询利用的工作。

标引一般指对著录的档案信息进一步详细标注，方便查询利用的工作。

15. 档案提交/档案移交/档案接收/档案归档

前三者反映的都是档案归档的各个环节，档案提交一般指网上归档的提交；档案移交一般特指纸质材料或者拷入移动硬盘的材料移交档案馆，档案接收是专指档案部门接收档案。

16. 催档/清档

催档就是对逾期未归档案的归档组织机构、部门或个人督促归档，可签发《催档函》；

清档专指两次及以上对多次签发《催档函》，仍未按要求时限完成归档者，签发《清缴档案函》

17. 档案分类/档案鉴定

两者不是一个类型的概念，前者主要是对有价值的档案进行分类整理、分类归档和保管的过程；档案鉴定是指对档案的保存价值、完整性等的专业考究或鉴别。

18. 案卷级/文件级；案卷目录/文件目录；案卷/文件

两者既有联系也有区别

档案的案卷级和文件级通常是指档案目录的两级分类，分为案卷级目录和文件级目录；也可指档案的组卷方式，案卷级档案属于立卷模式，里边又很多文件级材料组成；文件级属于档案的最低级。

案卷由多个文件组成，文件是案卷的有机且不可缺失的组成部分，没有文件也不可能有案卷；以件归档的档案没有案卷，只有单个文件。

19. 文书档案/综合文书档案/项目档案

在我校学校，文书档案是综合文书档案的简称；综合文书是指党政管理岗形成的综合类的材料，有别于专门档案，也有别于项目档案；项目档案只是指和某个项目有关的材料。

综合文书档案分公文和普通文书两种。

20. 文稿/文本/正本/副本/修订本/试行本

文稿是文件形成前的历次稿件，分草稿和定稿。定稿即为文本。

文本是指一个文件的不同用途的版本，有正本、副本、试行本、修订本等等。

21. 文件中心/大数据中心/档案馆

文件中心不是数字档案馆，或指大数据中心的一个类别，介于应用软件和档案软件之间暂未归档的电子文件处理中心。

22. 载体/装具

两个概念没有联系

档案载体专门指记载档案的介质，常见的是纸质类、实物类、声像类，中国最早的档案载体是甲骨，现在常见是纸质类。

装具只是指档案的盛放保存体，一般指档案柜、密集架、档案盒等。

23. 关键词/主题词/检索词

在档案领域，三者基本都是为了档案查询和检索而设置的，统称为检索词。

关键词一般用于模糊查询。

主题词一般用于公文文中，便于档案检索，随着检索工具和方式的增多，现在的公文一般都不再标注主题词。

24. 专业档案/专门档案/专题档案

专业档案属于专门档案的其中一类，一般指反映某一个专门领域的专门档案，反映着一种材料的专业性，如玉器档案、病例档案、植物档案、教学档案等；

档案是一个泛指概念，也可能是一个特指领域形成的档案，如电力档案、基建档案。

专题档案是专题档案材料的简称，专题档案是指某一个活动或事宜形成的全过程材料，如校庆档案、检查评比档案等，专题档案其实不是一个真正意义上的档案，只是参照档案的管理模式管理而已，形成的材料人为历史制作的材料、复制的材料都有可能存在，有时候材料的真实性难以辨认，但是有一定的参考利用价值，专题档案的目录一般单独制作，不混入档案馆档案目录库。