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华北电力大学实物档案管理实施办法
 
[来源: 本站 | 作者: 原创 | 日期:2013年04月02日 | 浏览 次] 【  
 

 

 

 

 

第一条为加强我校实物档案的收集、归档、管理和利用,更加有效地保护实物档案资源,杜绝实物流失和损坏,充分发挥实物档案在学校建设中的作用,依据国家有关规定和《华北电力大学档案管理办法》制定本办法。
第二条实物档案是学校的特殊载体档案之一,是学校档案的重要组成部分,是反映学校各项事业发展的特殊载体记录,承载着特定的历史文化信息,具有很高的保存、展示和研究价值。
第三条实物档案管理的基本原则
(一)实物档案管理实行先办理归档,再借用展示的基本原则。
(二)学校对实物档案实行档案馆集中统一管理、各单位协助管理的原则。凡具有反映学校特色的具有保存价值的实物档案,办理归档登记手续后,集中学校档案馆存放保管;具有各单位特色的具有保存价值的实物档案,须在档案馆办理归档登记手续后,由各单位存放保管和展示。
(三)实物档案具有很高的珍藏价值,属于学校所有的公共财产,是学校档案的重要组成部分,各单位必须依法归档,不得擅自变卖或赠送,不得损坏和拆分,不得据为单位或个人所有。
(四)学校两地实物的归档和管理均施行属地原则。
(五)学校资产部门在处置设施、设备、仪器、家具、教具、模型等实物报废时,应事先通知档案馆对上述实物进行鉴定,凡鉴定具有收藏价值的上述实物在办理报废手续后,由原使用单位直接移交档案馆保存,用于学校校史博物的实物展示。
(六)学校各单位不得私设各类展室将实物据为本单位所有,应按照本规定先办理归档再办理借用手续置于展室展示。
第四条实物类档案归档范围
以下范围的各类材质和载体的实物:
(一)历届、在任的上级和学校各级党政领导,学校教授、知名学者和人士,在()校视察调研或工作学习中使用过,且有保存价值的用品和物品、社会交往活动纪念品及签名用章等。
(二)各级领导及社会知名人士为学校的题词、签名、作画和赠送的书画等文化类或艺术类礼品。
(三)学校及各单位在不同时期使用的各种材质的印章。
(四)学校、各单位及师生个人在各种活动中所获得的区县级及以上的奖杯、奖状、奖章、奖牌、证书、锦旗等。
(五)国际友人赠送的字画、纪念章、纪念币等纪念品和礼品。
(六)学校各类庆典活动中各级校友会、校友的各类赠品。
(七)学校不同时期的工作证、学生证、毕业证、明信片。
(八)学校和院系不同时期的徽、牌、旗和牌匾等。
(九)获省部级以上科研成果实物标本及样品。
(十)学校早期建筑内部、教科研场所有代表性的文化装饰物。
(十一)学校及社会知名人士各年代在我校教学、科研、生活、学习、讲学时使用过的有代表性的仪器、设备、桌椅、家具、教具、教案、文具、模型、学习和生活用品等。
(十二)社会知名人士关于我校以及我校师生的各类文艺类作品。
(十三)学校、院系汇编的各类报刊和宣传材料,学校、院系、各类师生组织社团和学生班级编印的报刊。
(十四)学校已报废且经档案馆鉴定具有反映学校教科研创新或具有纪念意义的设施、仪器、设备、桌椅、家具、教具、教案、文具和模型等。
(十五)学校、各单位及师生认为具有保存价值的其它实物。
第五条实物类档案归档时间和移交手续
(一)学校各单位的各种实物类档案应当由各单位明确管理责任人,可分散或集中登记,随时归档,并及时移交档案馆。移交前,归档单位要填写移交目录一式两份,交接时双方签字,各存一份备查。
(二)单位各类实物可随时灵活归档于档案馆,也可以联系档案馆上门办理归档手续,并在实物粘贴“实物条形码”以便于清点。
(三)已办完归档手续的实物可当场办理借用手续继续放在原单位展示等利用,也可以保存到学校档案馆恒温恒湿、防火防盗的实物档案专门库房中。
(四)档案馆可提供上门搬运服务。
第六条实物类档案的保管利用
(一)凡属上述归档范围内的实物,由校内各单位档案管理员随时将实物目录报档案馆登记,由档案馆拍摄照片并导入专门系统方便查阅使用或网上展示。
(二)学校实物由档案馆统一管理,原则上集中存放档案馆,也可以存放于有保管条件的单位进行展示等利用,具体由档案馆确定,凡属档案馆统一保存的实物档案,各单位或个人如有需要展示,可到档案馆办理借出手续,使用期间要责成专人保管,确保实物安全并定期清洁,用后及时归还,在使用中如有损坏或丢失的,将按有关规定原价索赔并追究责任。档案馆认定使用单位的措施或环境不适宜实物继续使用的有权随时追回。
(三)档案馆负责对实物档案归档工作进行业务指导,各单位档案管理员负责实物档案的日常管理以及归档工作。
(四)社会或个人向学校或校内各单位捐赠的实物档案,可由档案馆颁发捐赠证书。
(五)实物档案作为学校档案实体分类中的一个独立门类,以每个实物为一个单位进行整理和保管。
(六)档案馆将定期发布收归实物的目录,有利用愿意的单位可到档案馆办理借用手续,用完及时归还。
(七)档案馆每年定期对各单位和个人的实物档案的归档、登记、情况进行定期或不定期清查,以确保实物与借用清单一致。
(八)贵重实物有凭证证明价格达到学校资产管理的,纳入学校资产管理,在受赠单位办理资产报增后,再办理归档手续。
(九)实物档案的鉴定由档案馆组织实施。
第七条本办法由档案馆负责修订或解释。
第八条本办法自发布之日起施行。
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