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华北电力大学电子档案管理实施办法
 
[来源: 本站 | 作者: 原创 | 日期:2013年04月02日 | 浏览 次] 【  
 

 

 

 

第一章总则

 

第一条  为加强对学校电子文件的归档与管理,保障电子文件的安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》(GB-T18894-2002)、《高等学校档案管理实施办法》和《华北电力大学档案管理办法》,结合本校实际情况,制定本办法。

 

第二条  本办法所称电子文件是指在数字设备及环境中生成,依赖计算机等设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的各类格式材料;归档电子文件(电子档案)是指具有参考价值和凭证作用并作为档案保存的电子文件。

 

第三条  档案馆须建立相应的档案管理系统,管理电子文件,通过该系统实现档案信息资源共享。

 

第四条  各单位应将电子文件的归档工作纳入档案管理员的岗位职责,档案管理员应认真积累本单位形成的电子文件,完成电子文件的归档工作。电子文件移交前由形成单位负责,移交后则由校档案馆负责。

 

第五条  在学校信息化建设和各类应用软件系统的功能设计和完善工作中,应考虑电子文件的归档要求,在软件中配置电子文件归档接口与档案管理系统对接,保持对电子文件生命周期全过程的有效控制,实现电子文件归档及在线管理和利用。

 

第二章  电子文件的类型和档号编制

 

第六条  电子文件的类型按格式和载体进行划分。

 

(一)从格式分类的规范:

 

1、电子文件按照格式类型分为文本文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序文件、数据库文件和图形文件。

 

(1)文本电子文件以PDFXMLDOCTXT为通用格式。

 

(2)图像电子文件以BMPJPEGTIFF为通用格式。

 

(3)视频和多媒体电子文件以MPEGAVI为通用格式。

 

(4)音频电子文件以WAVMP3为通用格式。

 

(5)数据库文件以DBFXLS为通用格式。

 

2、电子文件的简称格式规范

 

01文本:文本文件(含表格)的简称。

 

02照片:电子照片的简称,其它图像文件的简称“其它图像”。

 

03图纸:电子图纸的简称,其它图形文件的简称“其它图形”。

 

04视频:影像文件的简称;其它影像文件简称“其它影像”。

 

05音频:声音文件的简称。

 

06超媒体:超媒体链接文件的简称。

 

07数据库:数据库文件的简称。

 

09程序:程序文件的简称。

 

10口述:口述档案的简称。

 

3、单个格式的电子文件档号编制

 

通用规则:全宗-年度-文件格式分类简称-卷的流水号-件的流水号

 

文书档案的电子文本、电子图纸的档号与其纸质档案保持一致,不单独编制档号,没有纸质档案的可按通用规则编制;照片、视频、音频、超媒体、数据库和程序等格式的电子文件按通用规则编制。

 

(二)从载体装具分类的规范:

 

1、电子文件按照载体类型分为光盘、胶片、胶卷、优盘、移动硬盘、录像带、录音磁带、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等。此类载体视为电子档案装具,具体分两种,简称如下:

 

01光盘:数码光盘的简称。

 

02硬盘:移动硬盘的简称。

 

03幻灯:幻灯片的简称。

 

04微缩:微缩胶片的简称。

 

其它如05录像带、06录音带、07胶卷、08优盘、09磁带、10唱片等不再简称直接使用其名称。

 

2、上述载体不编档号,只视为电子文件的装具由档案馆统一分类编号,通用规则为:库房号-列号-防磁柜号-防磁柜层号-分类简称-大流水号。

 

第三章  电子文件的归档范围和归档要求

 

第七条  电子文件的归档范围为:

 

(一)各类公文电子版或扫描件。

 

(二)除公文以外的综合文书材料电子版或扫描件。

 

(三)各种重要会议、活动、项目、课题等方面的各类电子材料。

 

(四)学校重要人物、上级领导、来客来宾的各类电子材料。

 

(五)学校对外合作与交流方面的各类电子材料。

 

(六)学校其它管理、科研和教学相关的各类电子材料。

 

第八条  电子文件的归档要求

 

(一)凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留、收集、归档,记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改文稿均应被保留、收集并归档。

 

(二)应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份,定期存储于能够脱机保存的载体介质上。

 

(三)收集积累的电子文件按照格式类型分为文本文件、图像文件、影像文件、声音文件(口述档案)、多媒体文件、计算机程序文件、数据库文件和图形文件。对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上要求转换为通用格式,如果不能转换,收集时应连同专用软件一并收集。

 

(四)对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上要求转换为通用格式,如果不能转换,收集时应连同专用软件一并收集。

 

(五)文书档案中的公文要求电子文件与纸质文件同时进行归档;没有电子文件的公文应扫描为电子文件,与原公文一同归档。

 

(六)各单位形成的数据库文件和相关软件、多媒体课件(各种级别的精品课程、基础课、必修课等)CAD图形文件、PPT等均应归档。

 

(七)学校信息系统或办公系统中形成的各种电子文件,根据档案管理要求具有档案保存价值的,应能与档案管理系统对接,实现电子文件的归档、查询、利用及备份。

 

(八)归档电子文件应与纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致;没有纸质文档的电子文件,必须编制相应的纸质说明文档,说明该电子文件的标题、内容、时间和人物等相关背景信息。

 

(九)加密文件应在解密后进行归档,压缩文件应在解压缩后进行归档。

 

(十)保管期限、密级划分和归档时间参照我校各类纸质档案的相关规定执行。

 

(十一)使用电子文件的载体为一次性光盘。不允许用其它介质(如软磁盘)作为归档电子文件长期保存的载体。

 

第九条  电子文件的归档方式

 

(一)凡是材料数据较小且档案馆已经开通专门管理系统的,直接实现网络在线实时归档。

 

(二)材料数据较大无法实现网络归档的可以通过光盘、优盘或移动硬盘归档,要求一张光盘中只能放同一类档案(如照片、录音文件则分属不同类),同事件(主题)不同内容电子文件放在一个文件夹内,文件夹中要有文字说明性文件,如同一次会议所拍照片,选取有代表性照片放在同一文件夹,说明性文件中写清拍照时间、地点、事件、重要人物、说明信息、拍摄者等信息(6要素)。光盘、优盘或移动硬盘归档时双方要对光盘、优盘或移动硬盘检验,项目如下:

 

1、载体有无划痕,是否清洁。

 

2、有无病毒。

 

3、核实归档电子文件的真实性、完整性及有效性。

 

4、核实说明性文件等是否齐全。

 

5、对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。确认电子文件无问题后,填写交接目录,办理交接手续,双方签字后各保存一份备查,档案馆接收。

 

第四章  归档电子文件的保管利用和统计

 

第十条  归档电子文件的保管、利用和统计按照国家有关规定和标准执行。

 

第五章  附则

 

第十一条  本办法由档案馆负责修订或解释。

 

第十二条  本办法自发布之日起施行。

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