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华北电力大学学生组织社团档案管理办法
 
[来源: 本站 | 作者: 原创 | 日期:2013年04月02日 | 浏览 次] 【  
 

 

第一条  本办法依照《档案法》和《高等学校档案管理办法》等法律法规并结合学校实际制定。

第二条  学生组织社团档案(简称社团档案)是学生组织社团历史沿革、工作开展情况、组织社团文化的珍贵历史资料,是校园文化建设档案的主要组成部分,是学生组织社团决策、开展工作的重要参考,同时是在校同学和校友实践的真实记录。

第三条  本办法所指的学生社团档案主要是指经学校批准成立或由党团组织设立的各类各级学生组织和学生社团在各项工作开展中所形成的纸质类、电子类、声像类、和实物类档案。

第四条  档案工作的组织、分工和职责

学校学生社团档案工作由档案馆负责规范和指导,由团委和各挂靠单位协助,日常具体归档工作由“大学生校史电力史研究会学生社团档案中心”(以下简称档案中心)管理和负责,由社联等各学生组织社团配合制档归档。

(一)档案馆档案职责:

1、负责学生社团档案的制度和标准建设。

2、负责指导大学生校史电力史研究会开展档案的业务培训。

3、负责指导大学生校史电力史研究会开展学生社团档案的鉴定。

4、负责学生社团档案的其它指导工作等。

(二)团委和各学生组织社团挂靠单位档案职责:

1、督促有关学生组织社团规范归档工作。

2、定期督促和检查有关学生组织社团的归档工作。

3、督促有关学生组织社团落实档案责任到人。

4、将档案工作纳入学生组织社团的考核、评比等环节。

(三)大学生校史电力史研究会学生社团档案中心的档案职责:

1、接受档案馆的工作指导并具体负责学生社团档案中心的日常运行。

2、接受档案馆的业务指导并具体负责学生社团档案的管理工作。

3、具体负责各学生社团档案的征集、整理、保管、归档、利用、统计等。

4、具体负责各学生社团档案的业务培训和指导。

5、具体负责指导各学生组织社团史的工作。

6、具体负责各学生社团档案的其它相关工作。

(四)社联的档案职责:

1、具体协助大学生校史电力史研究会开展所属社团档案的指导、检查和培训等相关工作。

2、具体负责将档案工作逐步纳入社团的登记、审核和评比等管理环节以及社团文化范畴。

(五)各学生组织社团的档案职责:

1、明确所属办公室(综合部)为本组织社团的档案责任部门,明确本组织社团的档案负责人,明确本组织社团的档案日常管理员。

2、按照本规定定期或不定期进行收集、整理、验收并移交应归档案到档案中心归档。

第五条  学生社团档案的归档范围

学生社团档案材料分为:基础档案、活动档案、其它材料三部分。以上三方面纸质类、电子类、声像类、实物类等不同载体的档案材料。

(一)基础档案包括:

1、章程、机构设置、上级有关制度、内部制度、机构成员名单、组织社团负责人登记表、组织社团机构负责人登记表、成员简易登记表、社团注册表等;

2、成员换届的电子合影、刊物、汇编材料;

3、学期计划、学期总结、年度工作计划、年度工作总结、工作简报、报告;

4、经费情况表、内部通讯录;

5、工作日志、年度大事记;

6、会议记录;

7、各级各类优秀社团负责人登记表、社团活动积极分子的评优申报材料、会员登记表。

以上材料为一卷归档。

(二)某一活动(含实践)档案的:

1、计划(策划)

2、申请批复。

3、通知。

4、海报。

5、宣传。

6、议程。

7、总结。

8、大事记。

以上材料为一卷归档。

(三)其它档案:本规定未列出的其它材料。其它材料为一卷归档。

以上纸质类、电子类、声像类、实物类档案。如各级各类集体或个人获奖的奖杯、奖章、奖状、证书和锦旗;如活动的照片、视频和音频等。

第六条  学生社团档案归档时间和方式

(一)归档采用定期或不定期相结合的办法。

(二)定期归档就是每年的6月底前,将未完成归档的材料统一归档。

(三)不定期归档,即一些零散的材料分批随时归档,具体归档时间可不作具体限定。

(四)各个学生组织社团可将“学生社团档案信息网”作为自己的工作网站,以减少归档劳动量,避免重复建设。

(五)实物档案本社团组织需要展示的,先归档贴标签,然后办借出,用完及时返还。

第七条  学生社团档案归档流程

第一步:各部室人员有义务将自己手中的材料随时交档案管理员汇总。

第二步:档案管理员将材料电子版随时上传“学生社团档案信息网”;保存和整理好纸质、声像和实物等档案。

第三步:档案管理员列出归档清单,并进行自检,有遗漏及时补充;清单上已上传电子档案的要注明。

第四步:该组织社团的办公室(综合部)档案负责人进行初审。

第五步:组织社团负责人审核。

第六步:预约档案中心人员上门初步验收并指导;验收未通过的进行返工或补充,并再次预约验收。

第七步:各组织社团将纸质类、声像类、实物类档案分批或集中送达“组织社团档案中心”,将电子版拷贝一份送达档案中心,验收归档并办理有关移交手续。

第八步:档案中心负责再整理、验收合格有由统一编号,按年度流水排架,并及时建立检索库以方便查阅。

第八条  学生社团档案档号规则和保存期限

1、档号规则

基本规则:全宗号-年度-大类别-组织社团简称-卷的流水号-卷内材料的流水号

凡例:北京校部校学生会2012年的:

第一份纸质档案:06-2012-纸质-校学生会-0001

第一份电子档案:06-2012-电子-校学生会-0001

第一份电子照片档案:06-2012-电子照片-校学生会-0001

第一份声像录像档案:06-2012-声像录像-校学生会-0001

第一份实物档案奖杯:06-2012-实物-校学生会-0001

每个组织社团每年一个流水号,流水号为四位数,从0001开始。此档号由档案中心负责在验收后统一编制。

2、保存期限

长期保留的档案(暂定3050):基础档案。

短期保留的档案:(暂定15)活动档案。

第九条  学生社团档案利用和借阅

(一)档案中心定期开放,提供查档服务。

(二)各组织社团对本社团档案有优先使用权,学校单位部门、社团及个人也可借阅。

(三)借阅须持有效证件到档案中心办理,填写申请表,经档案中心同意尚可查阅。

(四)所有档案原则上不得借出,必需借出的,需档案馆批准方可,并及时归还所借档案资料,档案借阅期不得超过一周。

(五)用于工作参照或公益的均免费,数量较多的复印需支付复印费;用于商业的按照有关规定适当收费。

第十条  学生社团档案的销毁

按保管期限已经到期的档案和已无保存价值的档案可定期鉴定和销毁,销毁前由档案中心档案管理员登记造册,报档案馆批准后,在指定地监销,并在销毁清册上签字。

第十一条  学生社团档案的奖惩

(一)档案中心每年将开展上述档案的评比活动,并适当予以奖励或通报。

(二)各级学生社团不能按期完成当年归档任务的,不得注册,注册前必须出具档案中心的归档证明;组织社团未完成归档任务的,其组织社团和所属人员不得参与有关评奖。

(三)学校学生组织社团的主管单位应将归档情况纳入组织社团的考核。

(四)对违反规定拒绝归档、漏档、损坏档案或将档案据为个人或本组织社团所有的,将予以通报批评等。

(五)对于违反规:拒绝或逾期归档的,档案中心可下达《催档函》,限期归档仍未完成的,档案中心可组织人员集中清缴。

第十二条  本规定由档案馆负责修订或解释。

第十三条  本规定自发布之日起施行。

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