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华北电力大学专题档案管理实施办法
 
[来源: 本站 | 作者: 原创 | 日期:2013年04月02日 | 浏览 次] 【  
 
第一条专题档案材料(以下简称专题档案)是学校重要的档案资料汇集,是学校档案的主要补充,它的价值在于完整地记录和反映了这一档案的形成过程,对学校今后研究、决策和开展此类活动具有重要的利用价值,现依照《华北电力大学档案管理办法》制定本办法。
第二条常规档案侧重于结果材料,是结果(结论)的展示,而专题档案侧重于中间各阶段、各环节形成的过程材料(有些材料属于后期编制的),是全部的且为全过程的展示;所以专题档案不是严格意义上的档案,而是档案材料的汇总或汇编,对常规档案起着丰富、补充、辅助和支撑的作用。
第三条专题档案的归档范围、内容、形式、类型、流程、档号编制及要求。
(一)归档范围:专题档案是指学校教学、科研、管理、对外交流和文艺演出等重大(重要)活动、会议、事件、专项工作等形成的所有材料组成的专门类档案材料集。
(二)归档内容:
1、有关的大事记。
2、上级的文件、指示精神、讲话、纪要、批复等。
3、调研报告、专题报告、请示、文件、图纸、材料汇编等。
4、所有的会议通知、会议议程、会议记录(纪要)、会议材料等。
5、我校领导的指示和讲话等。
6、相关的备忘录、合同、协议、项目、会谈、接见、启动仪式等方面的材料。
7、反映创建初期工作开展的其它各种材料。
8、未列入的其它相关材料,尽量将其过程材料和结果材料收集全。
(三)归档材料形式和组卷
1、专题档案与常规档案有重复但不冲突。专题档案归档的纸质类内容以复印件形式为主,原件只有一时原件必须归入常规档案,原件有两件及以上的,原件的其中一份可归入专题档案。
2、组卷:整理以件为单位,多个件组成一卷,采取卷件结合方式,凡是能组卷的组成一卷,凡是难以组卷的组成一个综合卷。
(四)归档载体类型:
上述材料的纸质类、电子文档类、照片类、声像类、实物类等所有材料同时归档。
(五)归档流程:
1、纸质材料归档流程:
1:归档单位确定并上报本专题档案工作的具体归档人。
2:具体归档人提交专题大事记。
3:具体归档人到档案馆观摩学习其他单位已归的专题档案。
4:具体归档人草拟归档清单由本单位领导初审。
5:具体归档人与档案馆沟通确定归档具体内容和材料组卷方式。
6:归档单位部署动员、分工协作,限期汇总材料并组卷。
7:归档单位领导验收。
8:具体归档人联系档案馆工作人员上门初次验收。
9:归档单位进行必要的内容补充和调整。
10:具体归档人联系档案馆工作人员上门再次验收,验收通过均可办理移交归档;未通过验收转入“第9步”。
2、其它相关载体材料归档流程:同时归档,具体按照特殊载体档案的有关规定执行。
(六)档号编制:
1、档号编制基本规则:全宗-年度-专题档案案卷年度流水号-卷内件流水号。
2、特殊情况难以编制档号的由档案馆确定。
(七)归档要求
1、涉及上级文件和上级会议精神的材料不能缺失。
2、涉及学校会议的通知、记录、领导讲话或指示精神的材料不能缺失。
3、有关单位多次修订上交的材料不能缺失。
4、要根据该专题档案的特点和内容具体分析确定可行的组卷方式。
5、涉及材料较多的,可由单位领导组织人员分头收集并集中整理。
6、涉及电子材料和声像材料有存储和刻录困难的,可以联系档案馆人员上门指导。
第四条归档责任单位确定和归档时间规定
(一)学校各单位按照职能和业务划分自动成为专题档案归档主体和责任单位;有关责任单位在计划和布置工作时,必须指定专人负责材料的收集、汇总、保存、整理和归档,有关单位和部门有配合汇总材料的档案职责。此类专题档案要求事后20天以内完成归档。
(二)学校重大(重要)活动、会议、事件、专项工作等跨部门较多的,学校在计划、协调和布置此类工作时,学校主管领导或党办校办领导要明确档案责任单位或部门,没有明确档案责任单位的由党办校办负责归档。此类专题档案要求事后30天以内完成归档。
(三)学校重大(重要)活动、会议、事件、专项工作等涉及跨年度的,不受年度限制,归档时间按照结束年度和时间确定。
(四)征集此类档案的意义非常重大,应当引起各级领导和工作人员的高度重视。在开展重大或重要活动、会议和事件时,举办或牵头单位要有档案意识,及早明确归档要求、归档工作要落实到人,以便过程材料的及时和完整收集;每个工作人员、部门和单位平时要树立档案意识,既要重视如何开展工作。
第五条专题档案的保管 利用和销毁
(一)档案馆设立专门库房集中存放此类档案。
(二)在常规档案缺失无法弥补的情况下,专题档案可视情况转为常规档案保存和利用,具体由档案馆确定。
(三)专题档案借阅或借用可以多卷或全部借阅或借用,校内各单位均可利用。
(四)专题档案的保存期限和销毁与常规档案略有不同,具体由档案馆会同有关归档单位调整或确定。
第六条本办法由校档案馆负责修订或解释
第七条本办法自发布之日起施行。
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