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华北电力大学仪器设备档案管理办法
 
[来源: 本站 | 作者: 原创 | 日期:2013年04月02日 | 浏览 次] 【  
 
第一条为了进一步加强大型仪器设备档案的管理,更好地为学校教学、科研等各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和《高校档案管理办法》及《华北电力大学档案管理办法》,结合我校实际情况,制定本办法。
第二条本规定所指的大型设备是指单件(台)价格在10万元()以上的仪器设备(含软件),其档案简称为大型设备档案;单件(台)价格在10万元以下的普通设备(含软件,下同),其档案简称为普通设备档案,具体由学校资产部门出台有关档案管理,有关的普通设备档案全部纳入文书档案管理,普通设备档案由各使用单位负责整理和保管。
第三条大型设备档案是指:一是作为学校固定资产的外购(含进口)大型设备在购置(含获赠)、验收、调试、运行、管理、维修、改造和报废全部活动过程中形成的管理材料和随机材料等。
第四条大型设备档案归档范围确定的原则:必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,必须与实物一致并具有成套性。必须真实反映实践活动的全过程,保证其信息的完整、准确和系统。
第五条大型设备档案管理机制
资产处为学校大型设备档案工作的管理责任单位,档案馆为大型设备档案业务的指导单位,各有关单位为档案建设和保管单位。
大型设备档案由使用单位整理、保存和妥善利用,大型设备档案的形成由资产部门会同档案管理,各大型有关设备使用单位具体负责大型设备档案的验收、形成、收集、整理、归档和保管等。
第六条大型设备档案工作职责
(一)档案馆职责:
1、负责制定和修订大型设备档案相关档案业务的规章制度。
2、会同资产部门指导、监督、检查大型设备使用单位做好设备文件材料的形成、积累、整理和归档工作。
3、会同资产部门进行大型设备档案鉴定和销毁工作。
(二)学校国有资产管理部门职责:
1、制定和健全有关普通设备的管理制度,确保大型设备档案工作纳入采购、管理工作之中,大型设备审批时,必须明确设备使用单位的档案责任人和档案员,未确定的不得批复。
2.会同档案馆检查使用部门的大型设备档案管理工作,确保大型设备档案完整、准确和系统。检查中发现不合格项的应联合通知相关使用单位限期整改。
3、负责本部门普通设备日常工作的综合文书档案的归档。
4、每年的1月资产处向校档案馆提交上一年《大型设备清单》和每台大型设备《大型设备随机材料清单》,清单必须列出设备使用单位的档案责任人和档案员的名称,办公地址和联系方式等信息;列出大型设备的基本信息(设备编号、名称、型号、规格、厂家等)
(三)大型设备使用部门职责:
1、建立健全本单位大型设备材料的保管制度,确保大型设备材料的完整、准确和系统;按照有关规定制定本单位的《大型设备档案管理实施细则》;明确处级单位大型设备档案主管领导和档案管理员,并明确单个大型设备的档案责任人和档案员。
2、按仪器设备计划、采购、供应工作的程序,形成和积累设备管理技术文件材料。
3、大型设备的档案全部由使用单位统一暂存,大型设备档案的统一管理必须落实到人。
4、按照《大型设备档案材料归档范围》负责大型设备档案资料的收集、整理和归档。
5、要对大型设备逐台建立技术档案,做好使用期间维修、检修、改造和报废等记录的收集、整理并做好分类、编目、保管和利用管理等。
6、对于大型设备或其它特殊及稀缺设备报废时必须报请档案部门进行博物鉴定后,有历史价值和博物价值的,移交档案馆校史馆保存,不得随意处理。
7、大型设备材料安全是大型设备的正常运行和使用的前提。大型设备的重要材料由使用单位复印使用,原件务必归档不得借出。
8、接受资产处和档案馆对于大型设备档案的指导、监督和检查。
第七条归档范围与材料排放顺序
(一)硬件类大型设备通用材料归档范围和材料排序如下:
计划购置阶段:
1、购置申请单或申购请示及批复。
2、选型、选厂调研报告、技术考察报告、经济技术论证报告及评审文件。
3、招投标文件:招标申请、审核复函、招标委托协议、招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。评标报告、议标报告、中标通知书、标书等。(此栏材料凡是招标办负责招标的,此项由招标办负责单独归档,A4纸文字说明)
4、合同、合同附件、技术协议、补充协议和代理授权书。
5、进口委托代理协议、报价单、设备购置合同通知书、意向书和订购货物通知单。
6、谈判备忘录、附录和附件。
7、机电产品进出口审批文件及外汇审批文件。
8、重要来往函件和电文。
9、预验收文件。
10、进口货物报关单、入境货物调离通知单、货运单、发票、运输保险单、非木制包装证明、熏蒸证书和减免税单。
11、商检及索赔文件。
12、其它相关材料。
开箱验收、安装调试阶段:
13、开箱验收单;
14、装箱单、合格证(质量证书)、检测报告、出厂精度检验单、校准证书、校准报告、安全证明、图样、技术条件、使用维护手册、编程手册、说明书、校验标准、验收规程、随机备件图册(清单)和检定证书(报告)等随机文件。
15、仪器设备移交使用单位的附件和随机工具清单。
16、开箱检验记录、计量、检测、试验设备的检定证书(报告)或校准证书(报告)
17、安装调试计划。
18、设备安装调试记录、测试记录、试车记录和验收鉴定记录。
19、安装竣工图、基础施工图、电气接线图、安装工艺规程和测量记录等。
20、存在问题及处理意见(验收备忘录)
21、安装调试技术总结报告、最终验收报告(中英文)
22、计算机及管理系统软件文件;软件使用许可协议、系统安装测试记录、验收鉴定报告;测量机还包括软件、硬件部分的文件。
23、培训技术资料及培训总结报告。
24、固定资产交接单和出入库单。
25、其它相关材料。
使用维修阶段:
26、设备履历书和履历卡。
27、仪器检定证书。
28、设备修理和维修记录。
29、设备保养记录。
30、精、大、贵、重的仪器设备机时统计表。
31、重要设备维护保养和安全操作规程。
32、仪器设备事故分析、记录及处理结果报告。
33、其它相关材料。
改造阶段:
34、合理化建议及处理结果。
35、仪器设备改造、改装的报告及批复。
36、改进、改装过程中形成的图样、技术文件和生产线改造工艺布置图。
37、仪器设备改造和改装验收文件。
38、仪器设备报废技术鉴定书、请示及批复文件。
39、技术鉴定及成果申报奖励文件。
40、其它相关材料。
(二)软件类大型设备文件材料归档范围和材料排序如下:
计划和购置阶段:
1、购置申请单或申购请示及批复。
2、调研报告,论证报告及评审文件。
3、招投标文件:招标申请、审核复函、招标委托协议、招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。评标报告、议标报告、中标通知书、标书等(此栏材料凡是招标办负责招标的,此项由招标办负责单独归档)
4、订货合同和技术协议;
5、谈判备忘录、附录和附件。
6、重要来往函件和电文。
7、软件及硬件质量证明。
8、授权书、软件许可协议和原产地证明。
9、企业法人营业执照正或副本(复印件)
10、其它相关材料。
开箱和验收阶段:
11、配套硬件的装箱单、开箱验收单、安装指南、重要信息、三包凭证、用户手册、保修证书、使用说明书、软盘和光盘。
12、工作站装箱单、合格证、保修卡、使用说明书、安装指南、许可信息和随机光盘。
13、服务器补充调整指南、电线位置说明、快速安装和硬件配置、安全指南、快速入门、保修及材料限制、安装提示和重要安全信息。
14、交换机装箱单、授权书、重要信息、快速参考指南、启动指南、快速安装指南、手册、保修卡、软件发行记录、文件概要和随机光盘。
15、网络入侵检测系统用户手册、产品保修证书和光盘。
16、防火墙用户手册、产品保修证书和光盘。
17、磁带库装箱单、使用指南、安装操作指南、软件说明书、重要安全信息、许可协议和客户信息。
18、磁盘阵列柜装箱单、保修卡和操作手册。
19、备份软件管理员指南、许可协议、序列号码和光盘。
20、安全使用指南、入门指南、用户许可协议、专用产品序号和用户信息反馈卡。
21、双机热备软件指南和光盘。
22、网络应用安全平台快速安装手册、客户端用户手册、管理员手册和光盘。
23、软件模块词典、许可协议、最终用户许可协议、许可实施有关问题解答、用户指南、快速启动指南、资源指南、快速参考指南和光盘。
24、其它相关材料。
安装和调试阶段:
25、计算机及管理系统安装测试记录和系统预验收报告。
26、存在问题及处理意见(验收备忘录)
27、最终验收报告。
28、培训总结材料。
29、设备移交使用单位的附件清单。
30、固定资产移交单和出入库单。
31、其它相关材料。
升级和换版阶段:
32、升级、换版的请示与批复。
33、技术文件。
34、设备及软件报废的技术鉴定书、请示及批复文件。
35、设备及软件升级、换版的验收文件。
36、技术鉴定及成果申报奖励文件。
37、其它相关材料。
第八条大型设备档案整理立卷
(一)根据大型设备文件材料的形成规律,按照保持其有机联系和便于查考利用的原则,对大型设备随机的不同载体的材料文件进行系统整理。
(二)一个单件大型设备为一个案卷,所有相关材料组成一大卷,并按照《大型设备档案材料归档范围》的顺序排放整理;每个处级单位每年使用一个案卷大流水号(自“0001”开始),每个案卷内的每份材料单独使用一个小流水号(自“0001”开始)
(三)档号编制规则:
全宗号-年度-设备-大型设备案卷流水号-设备名称-卷内材料的流水号。
(四)页码规则:一个案卷的总页码用铅笔标注每页右上角。
(五)大型设备相关的电子声像类档案一并由使用单位一并归档和保存。
第九条大型设备档案的管理和利用
(一)大型设备档案的管理,坚持专人统一管理的原则,确保设备档案完整、准确、系统和安全。
(二)大型设备和大型设备随机材料使用必须具备有一定的保管条件,配备档案装具并由专人负责。
(三)大型设备的档案原则上不借出,但可复印使用。学校档案馆和资产管理部门调用大型设备档案,有关单位要予以配合和支持。
(四)大型设备使用单位的向档案馆提供设备档案电子目录。
(五)结合学校管理现代化进程,创造条件,逐步应用计算机进行大型设备档案的管理,提高开发利用大型设备档案的能力。
(六)大型设备档案的保存延续到其彻底报废后,特种设备、涉密设备档案还应遵守学校相关规定。
第十条本管理办法由档案馆负责修订或解释。
第十一条本管理办法自发布之日起施行。
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