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华北电力大学档案实体分类管理办法
 
[来源: 本站 | 作者: 原创 | 日期:2013年04月02日 | 浏览 次] 【  
 

 

 

 

第一章  编制说明

第一条  编制目的

为使我校档案工作适应现代化管理的需要,统一我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范,根据国家教育部《高等学校档案实体分类法》精神,结合我校档案工作实际情况,特编制本办法。

第二条  编制原则

(一)我校档案分类以学校全部档案为对象,按照档案形成的领域范畴,将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

(二)在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下,确定统一的实体分类体系,把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

(三)档案类目的设置必须有相对稳定性,不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时期内不随意改变。

(四)档案的类目排列、档号的结构确定严格按从总到分,从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和,等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚,不互相交叉和包容。

第三条  类目设置

学校档案按照档案的规模分为专门业务类档案、综合业务类档案、特殊载体档案三大类。

01:专门业务类档案(简称专门档案或专档),主要包括学生人事档案、干部职工档案、教学业务档案、科技项目(包括学术课题)档案、基建项目档案、大型设备档案、招标项目档案、财务会计档案等。

02:综合业务类档案(简称综合档案或综档),主要包括除专门档案外的综合文书档案、人物档案、涉密档案、学生社团档案、学生班级档案等。

03:特殊载体类档案(简称特载档案),如实物档案、声像档案等。

(一)一级类目的划分、标识、整理排序和排架顺序。

1、专门档案的简称和排序:

01学生人档:学生人事档案简称。

02干职人档:干部职工人事档案简称。

03教学业务:教学业务档案简称。

04科技项目:科技项目(含学术课题)档案简称。

05基建项目;基建项目(含改、扩、修等)档案简称。

06大型设备:单件价格10万元及以上的大型设备(含软件)档案简称。

07招标项目:招标项目档案简称。

08学科项目:学科建设项目档案简称。

09审计项目:审计项目档案简称。

10财务会计:财会类报表、账簿和凭证档案的简称。

2、综合文书档案简称采用“单位名称简称”+“文书”来区分,排架可由档案馆自行排序,也可不进行排序而按照完成归档单位的顺序自由排架。学校今后新设、合并或拆分单位的综合文书档案参照以上规则执行。工作中档案形成实际相对独立的合署办公或挂靠部门也可分开各自进行综合文书档案的归档。

(二)二级类目、三级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分,三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置。我校各级类目设置的标准详见主表。

二级类目、三级类目的标识,一般采用“汉字简称”模式。

第四条  档号编制

档号是存取档案的代号和排架的依据,必须反映我校档案的分类体系和实体存放位置,档号编制原则必须符合唯一性、合理性和稳定性要求,所有档号均不得出现重号;方便临时插卷(),使其有充分扩展的余地;不得随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、信息化、数字化和检索等多项功能。具体按照《华北电力大学档案管理办法》施行。

第二章  实体分类主表

第五条  专门档案主表

一级分类

级分

级分

01学生人档

01本科生、02研究生、03其他

由分管学生人事档案的相关部门制定执行

02干职人档

由分管职工人事档案的相关部门制定执行

由分管职工人事档案的相关部门制定执行

03教学业务

01招生名册、02学籍卡、03成绩单、04试题、05论文、06毕业生名册

档案馆按照实际需要可再进行分类

04科技项目

该学术课题或项目所有材料

按照上级有关规定以及项目材料特点分类

05基建项目

基建(含改扩修)项目所有材料

按照上级有关规定以及项目材料特点分类

06大型设备

该大型设备(含软件)所有材料

按照上级有关规定以及项目材料特点分类

07招标项目

该项目所有材料

按照上级有关规定以及项目材料特点分类

08学科项目

学科建设项目的所有材料

按照上级有关规定以及项目材料特点分类

09审计项目

项目审计的全部材料

按照上级有关规定以及项目材料特点分类

10财务会计

1报表 02账簿 03凭证

按照上级有关规定以及项目材料特点分类

第六条  综合文书档案类目不设主表,综合文书档案类目的一级分类使用单位(或组织、社团、人物、班级等)简称,不特设二级分类和三级分类。所有材料按问题或事件相对集中按时间排序。

第七条  特殊载体档案主表

(一)电子类档案主表:

01文本:文本文件(含表格)的简称。

02照片:电子照片的简称,其它图像文件的简称“其它图像”。

03图纸:电子图纸的简称,其它图形文件的简称“其它图形”。

04视频:影像文件的简称;其它影像文件简称“其它影像”。

05音频:声音文件的简称。

06超媒体:超媒体链接文件的简称。

07数据库:数据库文件的简称。

09程序:程序文件的简称。

10口述:口述档案的简称。

单个格式的电子文件档号编制通用规则:全宗-年度-文件格式分类简称-卷的流水号-件的流水号

(二)声像类档案主表:

电子文件形成的各种载体的档案,即为声像档案,主要有光盘、胶片、胶卷、优盘、移动硬盘、录像带、录音磁带、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等。此类载体视为电子档案装具,具体分两种,即各单位上交类的和档案馆制作类。简称如下:

01光盘:数码光盘的简称。

02硬盘:移动硬盘的简称。

03幻灯:幻灯片的简称。

04微缩:微缩胶片的简称。

其它如05录像带、06录音带、07胶卷、08优盘、09磁带、10唱片等不再简称直接使用其名称。

(三)实物类档案不设主表

1、教材类和出版物类档案纳入实物档案的书籍报刊类管理。

2、产品类档案纳入实物档案管理。

第三章  附则

第八条  本办法由档案馆负责修订或解释。

第九条  本办法自发布之日起施行。

 

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