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华北电力大学档案管理办法
 
[来源: 本站 | 作者: 原创 | 日期:2013年04月02日 | 浏览 次] 【  
 

 

 

第一章   总则

第一条  为加强我校档案工作,推进档案标准化建设,科学保护学校历史资源,提高档案的管理水平和利用效率,同时通过档案工作促进学校各项工作趋于规范,现根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,结合我校实际情况,特制定本办法。

第二条  本办法所称档案,是指学校所有处级单位(含驻外处级单位与机构等,以下统称归档单位)在从事教学、科研、党政管理及其它各项活动和事件中形成的,对学校和社会有保存价值的各种纸质类、电子类、声像类、实物类等不同形式或载体的原始材料。

第三条  本办法只规定我校档案工作的总原则和宏观管理方面的制度,具体档案业务管理规范可依照本办法制定实施办法或实施细则。

第四条  各级领导和工作人员要树立档案法律意识和档案责任意识,务必按照规定及时移交档案,任何部门或个人都不得拒绝归档或据为己有。档案工作是学校各项工作的重要组成部分和基础工作之一,也是学校历史文化积淀和管理规范性的重要体现。学校各单位应在档案工作中依法依规做到“三纳入”、“四同步”,即把档案工作纳入学校及单位工作和管理制度中,纳入各单位、各科室及每个工作人员的岗位职责描述中;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,同步落实布置、检查、总结和验收档案工作。

第二章   档案工作管理体制机制 分工 队伍与职责

第五条  档案归档责任主体、权利与义务

(一)学校档案的归档责任主体单位为各处级单位(含驻外处级单位与机构)

(二)档案归档施行“谁产生或谁主管则谁归档”的责任原则。学校各单位、各科室和每个工作人员都是学校各类档案的制造者和记录者,也是学校历史文化的传承者;学校各处级单位、各科室、每个工作人员均负有档案法律责任,且有依法归档的权利和义务;每个员工应自觉依法完成本岗位材料的归档工作。

(三)各科研创新平台、跨院系的课题组、科研团队以及科研创新平台统一由科学技术研究院归档;各院系的档案凡是未明确由院系自行归档的,均由相关职能处室负责收集并统一归档于校档案馆。

(四)各处级单位、各科室及工作人员拒绝归档或损坏档案的属于违法违规行为,未依法依规完成归档工作的单位和个人不得参评工作优秀。

第六条  档案工作管理体制与分工

(二)档案工作管理体制与分工

1、我校档案工作实行学校统一领导,分级协作和分类管理。

2、学校在北京校部设立档案馆,在保定校区下设档案室,两地档案业务管理实行一体化,档案业务管理按照全宗划分管理;两地档案工作管理实行属地化管理,保定校区档案工作划归校长办公室管理。档案馆既是学校档案业务管理部门,也是学校档案工作管理的职能处室。

3、为避免档案重复归档和归档不完整,现就两地及一体化办公单位有关档案归档责任规定为:凡一体化部门涉及整个大学的公文(含收文、发文、签报、简报等,统称公文,下同)一律由北京校部一体化单位负责归档于北京校部档案馆;保定校区属地产生的只涉及保定校区的公文一律归档于保定校区档案室;北京校部发布或办理涉及保定校区的公文直接归档于大学档案馆,保定校区档案室可以材料形式暂存复印件备查。除上述档案外,其它档案均执行“谁产生(主办),谁负责”及“属地产生属地归档”的原则。

4、保定档案室应按照学校的总体安排,协助档案馆做好有关档案的移交、共享、数字化、信息化以及档案服务相关事宜。

5、学校各处级单位档案数量较大的可视实际情况内设档案室,可责成专职或兼职人员开展档案工作。各单位所设档案室必须经由档案馆批准;设立档案室的目的是规范和加强档案工作,但不能以此为理由截留或拒绝向学校档案馆归档;各单位所设档案室的档案业务受档案馆的管理监督和指导。

(二)档案工作协作机制

1、组织部将档案工作纳入新干部岗前培训,将档案完成情况纳入干部考核,未完成归档工作的部门及中层干部不得评为工作优E。

2、人事处将档案工作纳入新员工入职培训,将档案完成情况纳入职工年度考核,将档案职责明文纳入单位职责和岗位描述;未完成归档工作的个人不得评为工作优秀,不予未完成档案移交者办理工作调动;在人员调离时必须责其完成档案归档或工作交接方可办理调离手续;人事处按照国家或教育部的有关规定,落实档案工作人员的特殊岗位津贴。

3、计划财务处将各单位档案材料费(如纸张、光盘、存储硬盘、重要照片洗印等)等工作经费纳入单位年度经费预算等。

4、信息化办将档案的信息化和数字化工作纳入学校信息化与数字化整体规划等相关工作之中。

5、网络与信息中心为学校档案工作提供技术支持和安全技术防范等相关工作。

6、资产管理处解决档案有关的办公、库房,以及档案异地安全备份用房等相关工作。

7、各单位将档案工作纳入员工工作考核和日常教育,自觉将档案职责明文纳入员工岗位描述。本单位未完成归档工作者不得评为工作优秀。

8、各单位新开发或启用的各类管理系统设计时必须与档案馆事前会商,以解决该系统与档案管理软件的数据接口,以便今后顺利实现电子档案自动归档。

第七条  档案业务分类管理与分工

(一)人事处负责干部职工档案,具体的管理实施办法由人事处制订。

(二)学生处、研究生院、国际教育学院以及国际合作处按照职责管理学生人事档案,具体管理实施办法分别由学生处、研究生院、国际教育学院制订。

(三)档案馆负责非人事类学校所有档案,保定校区档案室只负责收集保定校区属地产生的非人事类档案。

第八条  档案工作队伍和职责

(一)按照教育部档案法规规定,校长为学校档案工作的总负责人,校长可责成一名副职领导担任学校的档案日常主管领导,协助校长开展档案工作,其档案职责为:

1、领导全校档案工作,负责学校档案长远规划等。

2、协调各单位落实档案工作的“三纳入”和“四同步”。

3、审议通过学校档案工作的规划、计划、总结和奖励。

4、协调跨单位档案的归档工作。

5、统一协调解决学校档案工作的重大事宜等。

(二)档案馆的职责:

1、负责全校的档案业务管理与服务、开展培训与指导。

2、负责档案的整理、保管、利用、鉴定和销毁等业务。

3、负责档案的制度制订,档案信息化和数字化等工作。

4、保定校区档案室参照上述职责负责校区的档案工作。

(三)学校各处级归档单位的职责为:

1、负责和协调本单位档案工作。

2、落实档案工作的“三纳入”和“四同步”。

3、建立由本单位档案主管领导、本单位档案管理员、科室档案管理员等组成的档案工作队伍,支持其开展工作并确保队伍稳定性。

4、依法落实档案责任,将档案职责纳入员工培训,并明确写入本单位档案主管领导、本单位档案管理员、科室档案管理员和其他工作人员的岗位描述。

5、将档案纳入科室和工作人员的考核评优。

6、随时修订本单位的归档范围报档案馆审核后施行。

7、负责本单位档案工作的其它相关重要事宜。

(四)学校各处级单位行政负责人为所辖单位档案责任人,各归档单位可责成一名处级领导为本单位“档案主管领导”协助行政主管开展档案工作,其档案职责为:

1、协助本单位行政主管开展本单位档案工作。

2、督促本单位和各科室落实档案工作的“三纳入”和“四同步”。

3、负责落实本单位将“完成本单位档案归档工作”字样写入本单位工作职责,监督各科室“完成本科室档案归档工作”写入各科室部门工作职责。

4、布置、监督、检查和审核本单位所有归档材料。

5、督促和指导本单位档案管理员的日常工作。

6、负责协调跨科室档案归档工作。

7、负责本单位档案工作的其它相关重要事宜。

(五)其他中层干部、科长(主任)的档案职责为:

1、为所管部门或岗位材料归档的档案主管。

2、带头将“完成本岗位档案归档工作”写入本人和所辖部门或岗位的工作职责描述。

3、所管部门或岗位人员归档材料的审核签字,检查材料归档的必要性和完整性。

4、布置和监督所管部门或岗位及时完成归档工作。

5、支持档案员的指导培训等日常工作。

6、协调或明确跨岗位工作的材料收集和归档人。

7、负责所管部门或岗位其它档案相关日常工作。

(六)各单位和部门分别指定一人为本单位或本部门的档案管理员(简称档案员),其档案职责为:

1、负责本单位或本科室档案的日常工作。

2、负责档案归档的培训和指导及监督。

3、担任本单位档案的提交、归档人(或立卷人)。

4、督促本单位各部门按时归档。

5、负责本单位或本部门档案其它相关日常工作。

(七)专门业务档案较多的单位可指定多人分别担任某一类或某几类专门业务档案的档案员,其档案职责为:

1、负责某一类或某几类专门业务档案的电子版的收集、整理、网上录入、立卷等工作。

2、负责某一类或某几类专门业务档案的纸质版的积累收集、整理立卷、移交归档。

2、接受档案馆及本单位的档案培训、指导和监督。

3、完成本岗位其他材料的归档。

4、负责其它档案相关日常工作。

(八)学校每个工作人员的档案职责为:

1、按时完成本岗位产生的各类材料的收集、分类、移交、整理、电子提交,整理(立卷)归档等。这是法律赋予每个工作人员的权利和义务。

2、主动接收本单位和本科室的档案培训、指导、协调和监督。

(九)跨院系的各项目组和各课题组,各科研平台、科研团队的归档工作参照上述规定执行,由科学技术研究院负责规范。

第三章  档案归档基本流程整理规范 时间规定

第九条  档案归档基本流程

(一)学校档案施行严格的处级单位归档制度,各处级单位全面负责安排本单位档案的形成、积累、收集、整理、立卷(仅专门档案)、审核和移交归档等工作。

(二)应归档的文件材料包括纸质类、电子类、声像类、实物类等各种不同形式和载体的原始材料。

(三)归档完成后,每个工作人员、各科室和各单位领导均可通过档案管理软件系统查阅和打印本人、本科室和本单位所归档案。

第十条  档案归档时间要求

(一)各类档案的归档时间按其管理实施办法的规定执行,实施办法未规定的最晚必须在次年5月底完成。

(二)学校各外派单位和机构归档可适当宽松,主要采取专人送达或速递方式。学校各项目组、课题组、科研团队的归档在项目(课题)结束后一个月内完成。

(三)因各种原因撤销的处级单位应在撤销后三个月内将原部门档案材料清理归档工作,归档责任单位名称仍为原单位名称。

第四章  档案分类归档与档号编制

第十一条  学校档案分类与归档要求

(一)按档案全宗划分,学校档案实行多个全宗管理,所有档案同属于“华北电力大学全宗”,是一个有机的整体,任何单位和个人不得随意进行分割和舍弃,具体按照《华北电力大学档案全宗管理规定》执行。

(二)按归档单位和档案形成特点相结合的分类方式,将学校基础档案分为专门业务类档案(简称专门档案或专档)和综合业务类档案(简称综合档案或综档)以及基础档案的特殊载体档案(简称特载档案或特档)三大类。

专门档案包括学生人事档案、干部职工档案、教学业务档案、科研项目档案、基建项目档案、大型设备档案、招标项目档案、学科项目档案、审计项目档案、财务会计档案10大类,其它内容划归综合档案归档,主要包括综合文书档案(简称文书档案,文书档案包括公文和其它较零散的文书材料)、人物档案、社团档案、班级档案等。特殊载体档案主要指专门档案和综合档案的特殊载体类档案的汇总,主要有实物档案和声像档案等。

具体的归档按照国家规定和国家标准及学校各专门档案的《管理实施办法》或《整理实施细则》执行;专门档案仍以“卷”归档,综合档案实行以“件”归档。特殊情况由档案馆解释或确定。

(三)按照档案载体不同,学校档案分为纸质类、电子类、声像类和实物类四大类。此类档案的归档按照学校规定执行。

(四)学校各类档案按其查考利用价值确定保管期限,其中专门档案的保存期限按照国家和上级规定执行,我校综合类档案的保存期限分为永久和定期两种。具体由档案馆在归档完成后负责鉴定和编制。

(五)学校档案的实体分类由档案馆制定,各单位的归档范围由各单位制订后报经档案馆审核,必要时由各归档单位负责定期或不定期进行修订,提交档案馆审核后施行。

(六)归档时除国家和教育部有明文规定之外的档案,可采取定期和不定期相结合的灵活归档方式。

(七)变更名称、合并或独立设置的处级单位材料归档规定:

1、凡当年5月底之前变更名称、合并或独立设置的处级单位,当年的所有档案材料(含纸质档案、电子档案、实物档案等所有档案,下同),按照原来单位名称归档;凡当年61日后变更名称、合并或独立设置的处级单位,当年的所有档案材料,按照新单位名称进行归档。

2、变更名称、合并或独立设置的处级单位,其档案编号由档案馆接受档案后统一编号。

3、变更名称、合并或独立设置的处级单位的网站,必须确保原有网站继续隐藏运行,以确保网站档案的信息完整和查询。同时,必须全部拷贝网站的所有数据送档案馆存档,不得随意删除。

4、变更名称、合并或独立设置的处级单位的借出档案的,必须及时归还,不得出现遗失或损坏档案等违法行为。

5、凡是职务或岗位变动人员,在工作交接时必须做好本岗位的档案工作和档案材料的移交;凡涉及办公场所变动或调整单位的,必须事前做好档案的整理和保护工作。各处级单位的档案主管领导和档案员要做好有关告知、指导工作和监督。

第十二条  档号编制基本原则和规则

(一)档号编制基本原则

1、档案编制不得出现重复号和断号。

2、学校的档号由档案馆审核并统一编制。

3、未经档案馆同意,任何人不得随意改动档号。

4、专门档案和综合档案的纸质版和电子版为同一个档号,施行一一对应原则。

5、特殊载体档案的档号编制按照有关的实施管理办法执行。

(二)档号编制规则:

1、专门档案的档号编制规则仍按照国家和上级的规定执行。

2、学校各类综合档案的档号通用编制规则:

全宗-年度-一级分类号(或设多级分类号)-排件流水号。

档号的解释:

全宗为两位阿拉伯数字表示,具体按照《华北电力大学档案全宗管理规定》执行。

年度为四位阿拉伯数字表示。

各级分类号的使用具体见《华北电力大学档案实体分类管理办法》或有关的实施管理规定。

件的流水号:单个文件材料的编号,从0001开始。

第五章  档案的保管利用 开放 保密 鉴定和销毁

第十三条  档案的保管

(一)所有档案严格按照全宗划分实行保管,并分纸质类、电子类、声像类和实物类四类保存于专门的档案库房,管理要落实专人负责。同时要落实国家对于档案库房管理相关规定措施。

(二)为避免自然灾害对档案的影响或损坏,两地可开展档案异地存放或必要的备灾措施。

(三)因工作需要,保定校区档案室需按照学校规划和工作需要做好相关档案的共享服务和统一管理工作。

(四)涉密档案的保管按照国家有关规定执行。

第十四条  档案的利用

(一)学校档案馆所保存的档案,主要供本校利用,各级档案管理员可直接查本单位所归的非涉密档案;其他单位或个人需查阅时,应持有效证件,经档案馆同意后,方可查阅,如需利用的档案涉及党和国家重大问题及学校秘密的,须按照国家和学校的有关规定审批。

(二)依照《档案法》和《高等学校档案管理办法》的规定,档案馆是学校唯一有开具档案证明和制作档案的部门,未经档案馆授权,学校其它处级单位、科室和个人都不得开具已毕业学生成绩、学位、学历、试题、诚信等所有的档案制作或证明。

(三)档案利用的收费严格依照教育部规定的档案服务收费范围执行,有关收费标准参照教育部、北京市和河北省档案局的规定执行,用于公益目的的不得收取费用;用于个人或商业目的的,可按有关规定合理收取费用。所有收费统一上交计划财务处。

(四)档案馆编制必要的检索工具为利用者提供方便,重要或珍贵档案一般不提供原件使用,可复制(印)使用。

(五)档案馆应积极开展档案的编研工作,为学校的教学、科研和管理等工作提供丰富的档案信息资料。

(六)学校和档案馆必须加强档案的信息化和数字化工作,以有效保护和利用档案,实现两地档案资源共享。

(七)档案馆每年向全校公布各归档单位档案的归档情况和归档检索目录。

第十五条  档案的开放、保密、鉴定与销毁

(一)档案保存期满经鉴定应确定为开放档案,档案馆可设立档案阅览室,并通过电子档案阅览室或网站发布,方便师生使用。

(二)档案的保密工作按照国家和学校的规章制度执行。

(三)档案馆负责档案的鉴定与销毁,有关单位或部门配合。

第六章  档案工作考核奖励 处罚

第十六条  各处级单位、各科室应建立档案工作检查、考核和奖励制度,明确分管领导和专()档案人员的岗位职责,对于在档案工作中做出显著成绩的单位和个人以及向档案馆捐赠档案者,每年可由档案馆报请学校根据《中华人民共和国档案法实施办法》“第六条”的规定给予奖励。

第十七条  对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,按照《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定予以处理,有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员或直接责任人员依法给予行政处分;涉嫌犯罪的应依法移送司法机关追究刑事责任:

(一)玩忽职守造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

(二)违反保密规定擅自提供,抄录或公布档案的。

(三)涂改或伪造档案的。

(四)擅自出卖、赠送或交换档案的。

(五)不按规定归档或拒绝归档的,阻止别人依法归档或者将档案据为已有的。

(六)其它违反档案法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。

第七章  附则

第十八条  本办法由学校档案馆负责修订或解释。

第十九条  本办法自发布之日起施行。

 

 

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