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关于印发《华北电力大学工程建设档案管理实施办法》的通知
 
[ 日期:2017年04月19日 | 浏览 次] 【  
 

华北电力大学工程建设档案管理实施办法

第一章  总则

第一条  为了提高我校工程建设档案的质量,进一步加强和规范工程建设档案管理,充分发挥工程建设档案在学校建设与发展中的作用,依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)以及《华北电力大学档案管理办法》的要求,结合我校实际情况,制定本办法。

第二条  凡在学校工程建设管理和工程建设项目(新建、改建、扩建及维修与装饰等,下同)活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的材料,均属工程建设档案。

第三条  工程建设档案实行集中统一管理的原则,学校档案馆为工程建设档案永久保存单位,工程建设管理部门为工程建设档案收集整理归档责任单位,其业务工作受档案馆的指导、监督和检查,确保档案资料完整、准确、系统和规范。

第四条  工程建设档案工作要纳入工程建设规划、计划、管理制度和工程建设管理人员的职责范围,应做到:工程建设项目的建档工作与工程建设项目进程同步进行;批准项目立项与提出建档要求同步进行;工程建设项目管理过程与竣工文件材料的积累、整编和审定工作同步进行;工程项目竣工验收前,完成档案验收工作。

第二章  归档范围

第五条  工程建设项目从立项、实施到竣工交付使用的全过程中形成的具有保存价值的纸质材料(含竣工图在内的全套图纸)、电子文件(含电子图纸)、声像材料和实物等都应归档保存。

第六条  归档的主要范围:综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件资料、竣工验收材料及财务管理文件。

第七条  归档的主要内容:凡属新建项目,从设计资料、上级部门对项目建议书、可行性研究报告及初步设计的批复、地质勘测资料、初步设计、施工图预算、开工报告、测量定位记录、施工合同、图纸会审记录、修改设计资料、设计修改图、竣工图、设备安装资料和图纸、竣工结算、招投标工作文件等资料均在此范围之内。

第三章  归档要求

第八条  工程建设管理部门档案人员负责工程建设文件材料的收集、积累、整理及归档等相关工作。

第九条  归档的工程建设文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系与实物完全一致并有成套性。归档的工程建设文件材料必须完整、准确、系统,真实记录和准确反映工程建设管理及项目建设的全过程,图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。

第十条  图纸的整理和归档规范

归档的图纸材料格式要统一,蓝图规格必须符合国家标准,底图格式须按国家制图标准绘制,字迹工整,图像清晰。禁止使用易褪色的书写材料书写或绘制。归档文件原则应为原件,特殊情况下复印件也可归档,纸质图纸和电子图纸一并归档。

工程竣工图,要按照要求认真绘制,并加盖工程竣工图章,工程监理部门要对竣工图准确性和完整性进行审查,审查无误后需在图纸目录上盖监理单位章。在监理委托合同中要明确监理单位审查竣工图的义务和责任。

竣工图是工程建设档案的重要组成部分,必须做到图物相符,真实反映工程建设的实际情况。竣工图按以下规定编写:

(一)按图施工,没有变动的,可将原施工图作为竣工图;

(二)一般性设计变更,能在原施工图上修改补充的,可由施工单位在原施工图上,用碳素墨水进行修改,并注明修改依据作为竣工图;同时,修改电子图使其保持一致;

(三)凡结构形式、工艺、平面布置等有重大改变,且图面变更面积超过35%的,应重新绘制竣工图,重新绘制的竣工图上应注明重新编制的原因和变更依据;

(四)竣工图的编制套数一般不得少于三套,并提供电子文档,编制套数应在施工合同中表明。纸质图纸必须与电子图一致。

第十一条  工程建设项目形成的会计档案由财务部门负责收集、整理和组卷,并向档案馆移交(项目竣工后移交)。工程建设项目审计中形成的审计档案由工程建设或审计部门负责收集、整理和组卷,并向档案馆移交。

第四章  文件材料的形成与积累

第十二条  工程建设管理部门在接到学校新建、改建、扩建及维修与装饰工程项目后,在布置工作计划的同时,布置形成积累文件材料的任务。

第十三条  学校改建、扩建及维修改造工程项目竣工后,由工程建设管理部门按照职责划分负责档案收集、整理、组卷后向档案馆移交。

第十四条  工程项目承包合同或施工协议中,应对竣工图的编制、整理、审核、交接和验收做出明确规定,并做好施工记录、变更记录、交工验收记录和签证等,并将变更情况落实在电子图纸上,做到纸质图纸和电子图纸相一致,项目完成后纸质图纸和电子图纸须一起归档。

第十五条  档案馆应及时了解工程建设项目中档案管理情况,督促并指导工程建设管理部门做好工程建设文件材料的积累工作。

第五章  文件资料的组卷归档

第十六条  工程建设项目结束(阶段完成、最终完成)验收后,工程建设管理部门应将归档的文件材料进行分类、整理并组卷归档。

第十七条  根据工程建设文件材料形成的规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则,工程项目按单项工程形成档案资料的先后顺序分别组卷,图纸折叠规格及文字材料幅面规格均为297mm×210mm,装订要符合国家标准。

第十八条  不同保管期限或不同密级的文件材料应分别组卷。

第十九条  工程项目竣工结束三个月内,由工程建设管理部门档案人员将案卷按项目集中向档案馆移交,参考《工程建设项目文件材料归档范围及保管期限表》填写工程建设项目档案总目录(工程建设项目档案配套目录),移交人和接收人应对归档的文件、资料和案卷进行认真清点并核对,做到准确无误。

第二十条  填写归档移交清单,一式两份,双方各执一份,作为移交凭证,以备查考。档案馆在工程建设管理部门的协助下,按单项工程编制《工程建设项目档案形成说明书》。

第六章  档案的管理与利用

第二十一条  在归档之前管理规定。档案资料统一由档案管理员整理并归档,建立档案明细表,各类资料的经办人都必须及时主动将原件资料交管理员存档。档案室存放的所有资料,不论是内部还是外部人员前来查阅,均必须办理手续,随查随还,不得任意携带出室外。特殊情况必需借出时,由工程建设管理部门领导批准,限期交还。档案资料管理人员,要认真做好工程档案资料的收集、整理、保管、统计和移交工作,以便为项目管理提供依据。为便于及时使各种应存档的资料归档,凡属设计好的图纸由资料管理员发放,各项资料整理装订成册由经办人发放。对竣工项目的工程建设档案资料,要及时整理,工程管理人员要协助档案管理员做好资料的验收和催交工作,协助完成竣工资料备案工作。完成备案工作后所有资料移交学校档案馆保存。

第二十二条  档案馆设专人负责工程建设档案的接收、整理、分类、编目和录入并编制检索工具。

第二十三条  档案库房的安全设施、温湿度等保管条件须符合国家标准。

第二十四条  对多次借阅利用,致使档案破损或褪变的,应及时修复。

第二十五条  涉密档案资料的保管按涉密档案管理规定执行。

第二十六条  本校教职工因工作需要查阅利用工程建设档案的,应办理借阅登记手续。校外人员因工作需要借阅基建档案,须持单位介绍信,经工程建设管理部门或档案馆领导批准,并办理有关手续,方可借阅。所有图纸原则上不予借出,确因利用需要的,档案馆可提供高清扫描电子版,扫描费用由使用单位或个人承担。

第二十七条  档案馆利用信息化和数字化手段开展有关的档案保管和利用。

第七章  附则

第二十八条  本办法由档案馆负责解释。

    第二十九条  本办法自发布之日起施行。

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