管理办法
华北电力大学综合文书档案管理实施办法
第一章 总则
第一条 为进一步提高学校综合文书档案(简称文书档案，下同)工作的管理水平，适应学校各项工作的发展，根据国家和教育部的规定以及《华北电力大学档案管理办法》，结合本校实际情况，特制定本办法。
第二条 文书档案是指除各单位专门档案以外所有综合性且具有保存价值的各种文书和材料，包括公文和其它综合类文书材料以及这些材料的电子文本。文书档案是学校档案的重要组成部分，是党和国家的宝贵财富和学校的重要历史记录，是各项管理工作中不可缺少的条件和依据，必须实行集中统一管理，维护其完整、准确和安全，以确保其有效利用。
第三条 文书档案以件直接归档，原则上不采取立卷模式。每个处级单位每年使用一组流水号，流水号从0001始。每个文件材料独立归档并编制档号，所有材料按照问题(含事件、活动等)相对集中再按时间排序。此类档案可集中成批归档，也可零散随时归档。
第二章 公文的整理和归档
第四条 学校上级文件的整理与归档规定
（一）学校上级文件包括发文、简报、批复和重要通知等。党办校办机要室接到学校上级文件后原则上使用复印件办转，最后将原文件和《办转单》放在一起(不装订也不粘贴，如通过系统办转归档时要求打印流转记录单一并归档)作为一件归档，校内单位特殊情况需要原件办理的，可经机要室同意暂借原件使用后及时返还机要室。
（二）为杜绝遗失重要文件，所有来文具体由机要室代为保管，分单位暂存，每年3月份前和收文登记本一并移交档案馆。各单位档案管理员每年直接到档案馆清点并办理归档手续。
（三）涉密文件的归档按照上级有关规定执行。
（四）电子文件打印后和办转单（即流程记录）一并归档。
（五）上级简报按照编号或印发时间排序。
（六）上级文件要求需要学校上报材料的，无需和该文件一起归档，而由该材料形成单位单独归档。
第五条 学校发文材料的整理与归档规定
（一）学校上行文包括请示、报告、简报和统计报表等，此类文件以件归档，学校上行文由党办校办统一协助归档。
（二）凡有批复的上行文，上行文件和其批复份分别按件归档，材料整理顺序为办转稿笺、流转记录单、文件纸质原件，所有材料不装订也不粘贴；未批复的请示单独归为一件，按照时间顺序排列整理；上行文的批复视为上级文件分别单件归档。
（三）上报简报按照期号归为一卷；整理顺序为办转稿笺、流转记录单、简报纸质原件。
（四）上报学校上级单位的统计报表必须纳入学校上行文管理和归档，整理顺序为办转稿笺、流转记录单、统计报表纸质原件(所有材料不装订)。
第六条 学校发文的平行文的整理与归档规定
学校发文的平行文以函件、报告和简报为主，参照“第五条”执行。
第七条 学校发文的下行文的整理与归档规定
（一）学校下行文即校内发文。学校党政工团的下行文管理由党办校办统一管理和协助归档。
（二）校内发文归档分类不按文号，严格按照处级单位“谁主办谁归档”原则分类整理。
（三）为确保校内发文的归档完整性，规定其整理和归档流程如下:
1、文件办结发布后，党办校办留存一份(包括领导签批单和流转单)，并按照各单位(文件的主办者)分类暂存；暂存和整理顺序为办转稿笺、流转记录单、文件纸质原件。
2、每年3月份全部将校内发文的纸质版(含发文登记本)移交档案馆。
3、档案馆通过接口技术完成文件(包括阅文处理单)的电子归档。
4、各单位档案管理员每年归档时到档案馆清点本单位所发文件、补充有关的材料，并直接办理归档手续。
第八条 纪委、团委、工会等系统以及各单位如单独办转公文的参照上述规定执行。
第三章 非公文综合文书的整理和归档
第九条 非公文综合文书主要指学校各职能处室、院系、科研机构、教辅单位及附属机构在教科研和管理中产生的非公文且有保存价值的材料。
（一）综合文书施行单位归档，整理时全部施行按“件”管理，按问题(或事件、活动等)相对集中，以材料自然形成时间顺序排序整理。
（二）归档流程:
1、收集整理。每个工作人员随时收集本岗位需要归档的材料，每件打印一份《归档单》(从本馆网站下载，可复印使用)，打印后填写除“档号”、“密级”、保管期限”、“检查人签字”、“档案员签字”以外的内容，按《归档单》和材料顺序排列并用不锈钢小夹子夹住材料左侧。
2、领导检查:随时将上述材料送本岗位领导检查，主要检查归档材料的必要性和完整性，并在《归档单》指定位置签字，做到应归尽归。
3、电子录入:工作人员及时用教工号登录档案管理系统将通过审核的材料，录入系统预备库，有电子文本(含图表、图形、数据表、PPT等各类格式)的一并提交。
4、手工提交:工作人员主动将通过领导检查签字的材料随时送本单位档案员存放和汇总。较大单位设科的也可交由科室汇总后交本单位档案员。
5、电子材料归档:本单位档案员通过档案系统预备库检查本单位每位人员提交材料目录和电子内容的准确性、完整性，并依照“先问题（事件或活动）再时间”的顺序相对集中排序，并在线提交档案馆。可约档案馆人员上门指导和初步验收。
6、档案馆在线审核。通过审核的内容将被锁定不得修改。
7、纸质材料档案:档案员按照档案馆审核顺序将纸质档案排序，可约档案馆人员上门指导和初步验收，检查无误的及时移交档案馆。
8、归档验收:档案馆检查归档材料的完整性，并确定与档案系统目录及电子版一致后，导入档案系统正式数据库。
（三）归档完成后仍有材料归档的，按照上述流程继续归档。
（四）中层干部均可随时登录档案系统，查阅本单位归档情况。
（五）提交档案系统预备库的材料，提交人可永久查阅和打印等，有关操作对档案系统的正式数据库无影响。
第四章 文书材料的整理规范
第十条 所有材料必须采用统一的A4通用纸张格式，《归档单》的题名名称不得简写，书写和签字要求工整和字迹清晰，每件档案的页码编写使用铅笔标注于右上角，已有页码的不再标注。每件材料不使用《备考表》。归档材料应剔除金属物，不用线装订，不打孔，不装订(书籍和成册的材料除外)，用不锈钢小夹子夹住左侧。
第十一条、综合文书施行“谁产生谁归档”原则，并逐步纳入单位、部门和个人考核。跨岗位、跨部门或跨单位联合或协作的同一工作的材料归档，按照工作实际执行情况由各岗位、各部门或各单位整理或归档。
第十二条 为避免档案重复归档和归档不完整，学校一体化办公单位有关档案按照《华北电力大学档案管理办法》的规定执行。文书档案的归档范围、排架等问题按照《华北电力大学档案实体分类实施办法》和《华北电力大学档案归档范围实施细则》执行，或由档案馆解释。
第十三条 综合文书档案涉及特殊载体档案(声像档案、实物档案)的，归档时一并移交档案馆的整理加工室，整理时填写《相关特殊载体档案清单》，该清单作为归档材料的说明附后一并归档，相关特殊载体档案由档案馆按照有关规定专门存放于专门库房或供学校各单位借用。
第十四条 文书档案的档号
档号规则:全宗-年度-单位简称(文书)-件的流水号
档号凡例:05-2012-人事文书-0001
第五章 文书档案的保管 利用和鉴定
第十五条 文书档案的保管、利用和鉴定按照《华北电力大学档案管理办法》以及我校档案实体分类等相关规定执行。
第十六条 本办法由档案馆负责修订或解释。
第十七条 本办法自发布之日起施行。
文章来源：发布日期:2021-04-16