第一步：各部室人员有义务将自己手中的材料随时交档案管理员汇总。

第二步：档案管理员将材料电子版随时上传“学生社团档案信息网”；保存和整理好纸质、声像和实物等档案。

第三步：档案管理员列出归档清单，并进行自检，有遗漏及时补充；清单上已上传电子档案的要注明。

第四步：该组织社团的办公室（综合部）档案负责人进行初审。

第五步：组织社团负责人审核。

第六步：预约档案中心人员上门初步验收并指导；验收未通过的进行返工或补充，并再次预约验收。

第七步：各组织社团将纸质类、声像类、实物类档案分批或集中送达“组织社团档案中心”，将电子版拷贝一份送达档案中心，验收归档并办理有关移交手续。

第八步：档案中心负责再整理、验收合格有由统一编号，按年度流水排架，并及时建立检索库以方便查阅。