管理办法
华北电力大学人物档案管理实施办法
第一条 为加强我校人物档案建设，充分发挥人物档案对学校思想文化建设的价值与作用，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理实施办法》及《华北电力大学档案管理办法》制定本办法。
第二条 人物档案是学校档案的重要组成部分，对研究学校发展历史具有重要价值，对大学生思想教育和师德建设具有特殊的价值与作用，是大学文化建设的重要资源。全校各处级单位和相关责任人要依照本办法做好人物档案工作。
第三条 本办法所称人物档案，是指在我校工作或学习(含访问)过的知名学者、党政领导和社会公众人物，一生所形成的具有重要保存价值的纸质类、电子音像类、实物类等材料。
第四条 建立人物档案的对象主要包括:
（一）我校历任、现任校级党政领导。
（二）我校历任、现任学科带头人。
（三）我校担任全国性或省部级学术组织领导职务的学者。
（四）我校院士。
（五）教授及博导(含特聘、客座等)。
（六）我校全国及省市党代表、人大代表、政协委员和其他社会知名人士。
（七）我校国家及省部级教学名师、劳动模范及其他先进人物。
（八）我校享受政府津贴者。
（九）我校进入国家或省部级专项工程(领域)的人才。
（十）我校获得国家级或省部级奖励和发明创造者。
（十一）获得国家级或省部级奖励和发明创造的各类在校学生。
（十二）社会知名校友。
（十三）学校其他有突出贡献者及社会知名人士。
（十四）以上所列情形的我校离退休人员和已故人员。
第五条 人物档案的材料归档类型和范围主要包括:
以下材料的纸质类、电子类、照片声像类、实物类等。
（一）反映人物生活经历及其活动的生平材料。如自传、传记、回忆录、日记、笔记、重要书信和手迹材料等。
（二）反映人物职务和社会活动的材料。如文章、报告、演讲稿、题词、被邀请出席重要会议的通知和代表证等。
（三）反映人物思想或精神文化方面的材料。如专著、译著、论文、书画和文学作品等艺术作品。
（四）反映社会及舆论对人物评介的材料。如纪念性、评述性、介绍性的文字材料和新闻报道等。
（五）与人物有直接关系的材料。如聘书、证书、任命书、委任状、奖章、奖状、证章和纪念品等。
（六）记载人物活动的音像类材料:如反映人物学习、工作和生活的照片、底片、录音带、录像、影片或为其展示的PPT等材料。
（七）其它类材料和实物:包括有重要保存价值的文件资料及口述档案等。
（八）对已故全宗构成者的悼词、唁函和唁电等。
（九）其它有保存价值的材料。
第六条 人物档案工作管理机制
人物档案的建立与业务工作同步进行，集中归档和单个随机归档相结合，采取定期和不定期归档方式，由校档案馆总负责，人物所属(管)单位组织收集整理和归档，相关单位和个人予以配合。
现任教授的材料归档由所属院系牵头并责成一人总负责或一对一负责；校领导的材料归档由党办校办牵头并责成一人总负责或一对一负责；知名校友由校友工作办公室负责；离退休人员的由离退休工作办公室负牵头并责专人负责；外籍人士由国际合作处或国际教育学院按分工各自负责；其他人员由所属(管)单位负责。
本规定“第四条”所列人物及其亲朋好友也可以随机向学校有关归档单位或档案馆提交人物材料。
第七条 人物档案归档流程:
（一）学校有关单位或院系按照本规定针对所属人物建立人物档案名单。
（二）学校有关单位或院系按照本规定的归档范围征集有关材料。
（三）学校有关单位或院系对征集到的人物材料进行分类、整理、归档。
（四）所有材料有电子版，直接上传“人物档案”软件。
（五）联系校档案馆业务人员上门指导和验收。
（六）验收合格即移交档案馆，否则重新分类整理。
（七）档案馆对进馆的材料进行著录、编目、保管和利用工作。
（八）档案馆采取信息化和数字化手段，拓宽人物档案的利用途径。
（九）档案馆可提供照相、摄影、录音、复制和扫描的设备和技术支持，并设专人协助和指导。
第八条 人物档案归档时间和要求:
（一）各配合单位和个人可采取定时和不定时，成批或单个方式于每年的5月底前向所属职能部门提交上年度有关归档材料。
（二）有关单位或院系于每年6月30日前完成将上一年度的人物档案向校档案馆的移交和补充归档。
第九条 人物档案材料征集分为捐赠、寄存、代管和复制等方式，可灵活使用各种方式。
第十条 人物档案排放顺序和编号
（一）人物档案材料整理每年按照本规定“第五条”所列顺序排放整理，每年整理时无“第五条”某一条规定内容的，直接跳过进行下一内容整理。
（二）人物档案以一个人物姓名为一级分类，进行分类、整理、排列和编目。
（三）流水号编排格式为:全宗-开建年代-人名-卷内材料的流水号。
第十一条 人物档案的保管和利用要求
（一）人物档案全部定为永久保管。
（二）为便于保存，人物档案涉及照片档案、声像档案、实物档案等，可由档案馆制作备考表后将其特殊载体档案移交照片库、声像库、实物库等分类专门存放。
（三）向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见的规定，档案馆要维护人物档案归档人的合法权益。其他单位或个人查阅人物档案要履行登记手续，并根据限制利用范围履行不同的手续。
（四）除本人和家属外，人物档案原则上一律不外借，如特殊需要档案馆可视其使用范围情况经档案所有人（或归档人）同意可复印或拍照使用。
（五）为不影响本人与家庭的使用，档案馆向本人或其家人提供必要的复印件或全套目录。
（六）查阅人物档案的人员，要注意保护档案原件。
（七）档案馆定期编制各种检索工具和目录，出版汇编有关材料。
第十二条 本办法由校档案馆负责修订或解释。
第十三条 本办法自发布之日起执行。
文章来源：发布日期:2021-04-16