第一条 为加强学校学生人事档案工作科学化和规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《普通高等学校学生管理规定》《华北电力大学档案管理办法》，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学生人事档案记录和反映学生个人教育学习和工作或政治表现等经历情况，也是干部人事档案形成的必要环节和重要组成部分。

第三条 本办法适用于学校普通高等教育全日制本科生和研究生各类学生人事档案。

第四条 学生人事档案管理、业务和服务职责划分

（一）学校档案部门负责全校学生人事档案规划、安全、检查、监督、评价、保密、信息化、数字化等管理职能工作；负责全校学生人事档案指导、培训、协调等业务规范；具体负责研究生人事档案中新生档案材料接受、审核、保管、利用等相关服务；负责各类毕业生档案材料审查、暂存和转递服务等。在各方面条件具备后，档案馆逐步集中保管所有新生档案材料，并提供相关利用服务。

（二）学生招生、管理和就业部门负责协调学生人事档案管理和服务等工作。有材料形成的部门同时要做好学生有关档案材料形成规范、整理和审核。

（三）学校教务、教学和学位管理部门负责并指导各院系做好学生有关材料形成规范、整理和审核。

（四）学校党团组织负责学生党团发展材料形成规范和监督。

（五）各院系负责本科生人事档案中新生档案材料接收、审核、移交、保管、利用等相关服务；负责本科生人事档案在校期间档案接收、审核、保管、利用；负责本科生人事档案中毕业生档案材料形成、整理、汇总等日常工作，在本科生毕业前按照档案部门要求，移交并派人协助档案部门审查档案材料完整性；负责有关学生党团发展等档案材料形成、整理、审核和移交。学生因毕（结）业、退学、出国等原因发生学籍变动时，各院系应及时通知学校档案部门。

（六）学校资产和财务部门负责学生人事档案必要的档案用房、装具、设备和经费支持工作。学校信息化部门负责学生人事档案信息化规划、数字采集、管理系统和数字化平台建设等技术支持。

（七）学校医院负责学生健康体检有关材料的形成、审核和整理等相关事宜。

（八）各相关单位要高度重视学生人事档案工作，将学生人事档案工作纳入相关人员职责范围，按照本办法落实到位。教育部规定有增加档案材料的，有关部门做好学生有关材料形成规范、整理和审核。

第五条 学生人事档案基本分类

我校学生人事档案分本科生人事档案和研究生人事档案两种，这两种档案又各自分为新生档案和毕业生档案。

新生档案指学生来我校就读之前各个时期形成的学习或工作档案材料。毕业生档案指学生在我校就读期间形成的档案材料。

第六条 学生人事材料归档范围与材料名称及流程

（一）归档基本范围：录取、入学、体检、军训、学籍、成绩、奖惩、测评、学位、毕业、就业和党团材料等。具体按照教育部有关规定执行。

（二）归档基本材料：

1.新生档案归档基本材料

全日制新生档案应当按照有关规定按时转入我校。定向、委培、在职研究生等入学前的档案原则上不转入我校。

来我校就读前有参加工作的新生应当有反映其工作有关的档案材料等。

2.毕业生档案归档基本材料

由于毕业生档案材料经常有增减调整的情况，故由档案部门及时按照教育部有关规定通过实施细则或通知等形式调整或解释。

第七条 学生人事档案管理模式和形成规范

（一）学生人事档案管理模式

1.本科生新生档案由各院系负责保管，本科生毕业生档案由院系汇总整理审核，交由学校档案部门复审后协助分批转递。档案部门在条件具备时可将本科生新生档案集中管理。

2.研究生新生档案由档案部门集中保存，研究生毕业生档案由档案部门牵头汇总整理、审核和转递。

（二）学生人事档案归档流程

具体由档案部门通过实施细则规范和调整。

（三）学生人事档案形成规范

1.新生档案可通过邮政、速递、机要、本人自带等途径来校均可，具体按照国家和有关学校要求执行。新生档案接受必须检查档案密封完好方可拆分，并做好登记，审核其档案材料完整性，并通知学生催要和补齐缺失的重要档案材料。自带新生档案发现拆分的倒回原档案速递单位重新审核、密封、速递。各院系协助档案部门把档案回执单统一整理、登记和反馈等工作。

2.毕业生档案每学年度形成的材料，形成部门要及时装入学生档案袋，必须做到应归尽归。

3.毕业生档案材料必须进行完整性和准确性逐卷逐页审核，审核缺失的要及时催交补齐，审核合格后分装，由学校档案部门负责复审后统一寄出。

4.归入学生人事档案的材料必须是已办理完毕的正式文件材料。材料内容必须真实完整、文字清晰，要有形成材料的单位和时间。凡规定由组织审查的材料，必须有组织审核意见，领导签字，加盖单位公章；个人文字材料必须有本人签名。

5.凡是学校部门更名、撤销、合并后发现用印不全不规范的，不得使用已归档封存印章，必须使用现行印章补盖，需要开具补盖印章等证明的，由所在院系负责开具后装入档案。

6.学生人事档案材料的载体通常为制式表格或A4规格办公用纸，手工书写应使用黑色或蓝黑色笔。材料内容有更改的须有经办人签名并加盖单位公章。

7.如果国家推行学生人事档案电子化，则按照国家要求逐步落实到位。

第八条 学生人事档案利用和保管规范

（一）校内单位查阅学生人事档案，须持学生所在院系开具的查档证明及查阅人有效证件。

（二）校外单位查阅学生人事档案，须持本单位介绍信及查阅人有效证件。

（三）学生本人要求开具证明、查阅或复印档案，须持院系开具的查档证明或相关单位介绍信及本人有效证件。遗留两年以上的学生人事档案，学校档案部门原则上不提供档案利用服务。

（四）任何单位或个人查阅学生人事档案，须对档案内容严格保密，无关人员不得进入库房，不得翻阅档案，不得在案卷内涂抹、勾画；卷内材料不得更改、替换，未经同意不得复制。学生人事档案除党组织关系材料外，一律不得外借。

（五）学校档案部门建设学生人事档案数字化数据库，可为学校校友工作等提供有限利用服务。

第九条 毕业生档案转递规范

（一）转递地址填写规范

所有毕业生须在毕业离校前按照上级教育部门要求方式填写档案邮寄信息，填报结束后要求各班汇总成表报学校档案部门。

1.已落实就业单位或出国的毕业生，填写就业单位或户籍所在地档案接收部门邮寄信息。

2.已考取硕（博）士研究生或博士后入站的应届毕业生，填写录取单位邮寄信息；在职、定向、委培的学生，填写原单位档案接收部门邮寄信息；暂未落实就业单位的毕业生，填写户籍所在地档案接收部门邮寄信息。

3.各院系须按班级按学号提供毕业生身份证号、档案速递准确地址、离校后可用联系方式等重要信息。学生因工作变动等原因档案转递地址发生变化的，学生应当及时报告院系，院系通知档案部门及时调整转递事宜。

（二）转递方式规范

1.毕业生档案原则上采用邮政EMS标准快递方式转递，学校档案部门按照就业部门毕业派遣方案和邮寄信息并及时邮寄。国家和教育管理部门有新规定的，档案部门要及时调整转递方式。

2.已经办理退学手续或被开除学籍的学生，须携带退学或开除学籍材料到学校档案部门办理档案自提手续，并及时将档案转至学生户籍所在地具有档案管理权限的部门。档案自提后，因个人原因造成的后果，由学生本人负责。

3.毕业生因特殊情况需自提档案的，应持派遣单位调档函、本人报到证原件和复印件、身份证复印件，到学校档案部门办理自提手续，并及时将档案转交到相应具有档案管理权限的部门。档案自提后，因个人原因造成的后果，由学生本人负责。

4.遗留档案转递。毕业未满两年学生，在办理完派遣手续后，应及时在学生人事档案管理系统修改档案邮寄信息，学校档案部门核实学生派遣方案和邮寄信息并及时邮寄；毕业两年以上学生，无法办理派遣手续，应及时告知学校档案部门学生本人户籍所在地档案接收部门邮寄信息，学校档案部门协助办理档案转递。

第十条 港澳台学生和留学生涉及学生档案的，按照国家有关规定执行。

第十一条 保定校区学生人事档案管理参照执行。

第十二条 本办法由学校档案部门负责修订和解释。

     第十三条 本办法自公布之日起施行。