第一条 为提高学校科研档案质量和管理水平，充分发挥科研档案在国家经济、社会发展和我校的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等国家有关法律法规，结合我校实际，制定本办法。

第二条 科研档案是在科学研究管理和研究活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、音像等各种形式载体的文件材料。它是科研活动真实记载，是科学技术储备的一种形式，是国家和学校的宝贵财富。

科研档案实行集中统一管理，确保科研档案完整、准确、系统和安全，有利于科研档案开发和利用。

第三条 科研档案属于科技档案之一，由科研综合文书档案、科研项目及成果档案两部分组成。其中，和具体科研项目无直接关联的科研管理类材料，称为科研综合文书档案，纳入部门文书档案管理，施行“谁产生谁归档”和各部门以件归档制度；和具体科研项目直接关联的科研项目类材料，称为科研项目及成果档案材料，按科研项目及成果档案归档管理，施行一个项目一卷或多卷，所有材料以卷归档，由科研管理部门按照上级有关规定定期统一归档于学校档案部门。

第四条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分，应当与科研计划管理、课题管理和成果管理等科研管理环节紧密结合，实现科研工作和建档工作“四同步”，即：下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收鉴定科技成果与验收鉴定科研项目及成果档案材料同步；上报登记评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况证明材料同步。

第五条 学校档案部门、科研管理与成果转化管理部门、院系等各级各类科研机构组织（含课题组，以下简称各科研机构组织）等，互相配合完成学校科研项目及成果档案工作任务。

第六条 学校档案部门是学校科研项目及成果档案工作归口管理部门，负责业务规范与指导,督促科研管理与成果转化管理部门向各科研机构落实归档责任

组织做好科研项目及成果档案形成、积累、整理、立卷、归档和移交工作。

科研管理与成果转化管理部门作为学校科研项目及成果档案归档单位主题责任单位，应督促各科研机构组织按本规定及时将应归档材料及时整理归档。

各科研机构负责督促、检查本单位课题负责人做好科研全过程中档案的形成、积累与归档工作。

第七条 学校科技管理部门、院系或同类二级管理机构等科研文件材料形成单位，应当明确主管领导，配备兼职档案人员和必要的保管存放硬件保障，及时收集、整理，按时归档，确保归档材料完整、准确和系统。

第八条 确定归档基本范围原则：

（一）归档的科研项目研究和成果转化活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的档案材料必须反映科研管理、科研研究实践和成果转化活动全过程，保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，符合科研管理和科研实践活动成套性特点。

（三）协作或参与完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料。如确系涉及协作单位合法权益，应在协议合同或委托书中明确其科研文件材料归属。

第九条 科研项目及成果档案归档基本范围和分类：

（一）科研项目及成果档案归档基本范围：

1.科研综合管理性文件材料：科研行政管理、科研计划管理、科研成果管理、科研经费管理、申报科学基金及有关批复及重要学术活动材料。

2.科研准备阶段:科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。

3.研究实验阶段：各种载体重要原始记录（必须经过整理），实验报告、计算材料、专利申请有关材料、设计图纸、关键工艺文件、重要来往文件等。

4.总结鉴定验收阶段:工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况等。

5.成果和奖励申报阶段:成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

6.推广应用阶段:推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。

具体见表1。

表

表1:科研课题归档基本范围表

（二）科研项目及成果档案实体分类：

具体见表2。

表2：华北电力大学科研项目及成果档案实体分类表

第十条 科研项目及成果档案形成和归档要求：

（一）坚持实行科研文件材料形成单位立卷制度。课题组负责人负责收集整理所承担课题研究形成的资料。学校科技管理部门、院系或同类二级管理机构负责收集整理所承担科研管理工作范围内形成的档案材料。

（二）科研项目及成果档案应当按时归档。科研综合管理性文件材料在次年六月底以前归档；科研课题材料在科研项目完成后两个月内归档。学校科技管理部门负责管理性文件和部分科研课题材料的归档，课题组负责人负责科研课题材料的整理。各个移交环节，必须填写移交清单一式二份，经档案接受部门清点无误后,交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。

（三）归档的科研文件材料一律使用原件。如无原件应注明原因。归档材料必须字迹工整、图文清晰，归档文件材料不得使用铅笔、圆珠笔、红水笔、复写纸、易褪色材料书写绘制，科研文件材料一般归档一份，其中重要和经常使用的文件可酌加副本。

科研项目及成果档案形成未尽事宜按照国家有关科研项目材料形成规范执行。

第十一条 各课题组对已完成的各科研项目进行鉴定、验收和申报奖励时，须由学校科研和档案部门出具证明方可进行；科研项目及成果档案归档不符合要求的项目或者没有完成归档的项目，原则上不得进行鉴定、验收和申报奖励。

第十二条 科研项目及成果档案管理要实行标准化、规范化，严格按照规则，对接收的科研项目及成果档案进行分类、编目，同时结合学校管理工作信息化进程，逐步实现科研项目及成果档案管理和利用便利化。

第十三条 建立健全各项管理制度，对科研项目及成果档案接收、借阅、保管等情况进行管理，严格各项登记制度。

第十四条 科研项目及成果档案鉴定与销毁。由课题组、学校科技管理部门和档案部门组成科研项目及成果档案鉴定工作小组，根据科研项目及成果档案科学价值，以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，进行档案价值鉴定。对于超过保管期限的档案进行认真审查，提出鉴定意见，编制销毁清册，经校领导批准后进行销毁。

第十五条 科研项目及成果档案归档文件材料补充：

（一）学校科技管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向学校档案部门归档。

（二）学校档案部门科研项目及成果档案管理人员对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

第十六条 科研项目及成果档案利用规定

科研项目及成果档案利用必须填写申请表,经学校科技管理部门和档案部门审批后方可利用，经办人必须出具有效证件，借用档案的还必须抵押有效证件。

利用此类档案出现涂改、损坏、遗失、泄密、知识产权或经济纠纷等情况的要按照国家法律法规和学校有关管理规定处理。

第十七条 国家重大科研项目和涉密科研项目及其成果档案管理必须强化管理，同时此类档案管理还须按照国家重大科研项目和涉密科研项目有关规定执行。

第十八条 本办法由学校档案部门负责修订或解释。

第十九条 本办法自发布之日起施行。