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关于规范档案有关查档借档工作的通知
 
[来源: 本站 | 作者: 原创 | 日期:2011年05月16日 | 浏览 次] 【  
 

 


校内各单位及广大师生

 

校外档案利用单位或个人:

 

随着学校各项事业的不断发展,学校各单位和师生个人以及社会对学校档案的利用也日益增加。为使学校档案利用工作更好地服务于教学、科研和管理,服务于广大师生,服务于社会,根据《档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定并结合我校实际,按照“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则,现就档案查档和借档事宜规范如下:

 

一、校内单位查档借档规范规定

 

1、凡需要查档或借阅的单位,必须填写《校内单位查档申请表》并进行审批。《校内单位查档(借档)申请表》可从档案馆网站下载,查档(借档)经办人应按要求填写所查档案的具体名称、查档(借档)用途,并由所在单位领导签字同意后方可到档案馆“查档服务中心”办理。

 

2、查档服务中心将视档案利用的情况,直接办理查档或借档手续,特殊或涉密档案需按照学校保密等有关规定和档案馆意见到相关单位办理有关手续。

 

3、按照档案馆档案利用安全的规定不得借出的档案,借档单位不得强行借出,使用单位可按照档案馆的要求复制或复印使用。

 

4、借档逾期不归还、毁损甚至造成档案遗失的属于违法行为,由学校按照《档案法》和《高等学校档案管理办法》的规定处理。

 

5、对于违反《档案法》不履行档案归档法律义务的单位,尤其是长期不归档的单位,档案馆可视情况停止提供档案利用服务。

 

二、个人查档规范规定

 

按照《档案法》和《高等学校档案管理办法》的要求,档案馆也要做好档案服务民生的工作。

 

1、个人直接来馆查档的,持有效证件直接到档案馆“查档服务中心”填写《个人查档申请表》办理;委托他人的必须出具书面《委托书》,受托人办理时必须持本人有效证件、委托人书面委托书和委托人的身份证复印件,否则不予办理。

 

2、个人档案利用原则上只查不借。

 

3、校友或其他个人也可查阅本馆网站的“远程查档”,通过档案馆的要求方式进行身份确认后可直接通过网络完成查档,不需人来馆办理。

 

三、社会单位查档规范

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