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什么是由“卷”归档改革为以“件”归档
 
[来源: 本站 | 作者: 原创 | 日期:2010年04月20日 | 浏览 次] 【  
 

 

   

        2000年12月6日,国家档案局颁布了《归档文件整理规则》(以下简称《规则,从2001年起对文书档案管理进行了改革。

 

一、制定了实施《细则》,为归档文件整理打好基础

        长期以来,许多单位都实行以“案卷”为基础的档案管理规章制度,它们对推动和规范档案工作起到了重要作用。而《规则》的实施则使这些规章制度失去了对现实工作应有的指导作用,但新《规则》仅仅解决了归档文件如何整理问题,并未解决如何归档、如何鉴定、如何管理等问题。这就要求各单位从适应档案管理现代化发展的需要出发,认真探讨以“件”为单位进行文书立卷及 归档的规律,结合本单位的实际重新制定与《规则》相配套的规章制度来规范本单位的归档工作。

        我们在学习和理解《规则》,执行国家新标准的同时,根据归档文件整理方法改革的总体精神,制定本单位的《归档文件整理与管理实施细则》(简称《细则》)和《归档文件分类方案、归档范围、保管期限表》,综合概括了研究所文书档案管理体制、任务,文件归档范围,归档文件整理的要求,归档文件的保管、利用与统计等。分类方案是档案管理的基础,根据文书处理以内部机构为单位的特点,建议采用“年度—机构(问题)—保管期限”分类方法。这能最好地保持单位(全宗)内文件来源方面的固有联系,同时便于按专题查找和利用档案。特别是,在研究所机关文件在由各机构(处、室)分工整理的情况下,每个机构(处、室)向档案室移交的归档文件,就自然构成一类,使全宗内分类体系的设计大大简化。文件材料归档范围,是先按种类再按文件材料分类归档(党群、纪检审计、人事、行政综合管理、财务、科技综合管理、科研项目和课题、科技开发与产业发展、基建、仪器等),不受机构变动的影响,主要为管理部门及课题组在归档文件中的收集、整理、归档中提供依据。

 

二、归档文件整理改革后的特点及优势

        从历史上看文书立卷盛行具有合理性,也的确在实际工作中发挥了重要作用,但其自身固有的局限性决定了它必将让位于更为先进、合理的整理方法。利弊相权,从理论和实践上突破“案卷” 成为一种必然。

         国家档案局审时度势出台了《规则》,明确提出了以“件”为单位的新概念,即以“件”代替“卷”作为归档文件的整理单位。传统的文书立卷方法对卷内文件的排列可以按时间、问题、作者、地区、名称、重要程度等方法排列,但取消“案卷”这一保管单位后,对文件的排列《规则》规定:“归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列,会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。”强调了“事由”原则,即同一事由形成的相关文件应排列在一起。新的整理方法仍然坚持遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系的整理原则,主要是在整理程序、操作方式上的变化和观念上的突破。从档案整体来看以“件”为单位不仅是一种切实可行的整理方法,也是一种先进的管理方式。从几年归档情况看,无论手工进行档案管理,还是计算机辅助档案管理,以“件”为单位的文件管理表现出更大的优越性,其主要特点:

          1. 简化了程序,减少了劳动强度,提高了工作效率和质量,加快了归档进程,简化和归档流程。改革后的归档文件整理方法,经实践证明具有很大优越性,一是减轻了工作压力,提高了工作效率。传统方式立卷,总感到有一种压力,特别是兼职档案人员很难有专门时间坐下来集中精力立卷,一般只有等到第二年初,等清退收齐上一年度文件后才开始立卷,立卷工作一般持续半年。手工立卷工作劳动量大,重复性劳动多,对一份文件来说需要反复十几次。进行文件级管理,可以随办随归,这就使归档工作日常化。二是简化了整理过程。新《规则》将档案还原到文件级的整理,大大简化了归档整理的过程。由于“件”是文件制发、传递、处理的基本单位,是文件运动过程中的客观存在形式,而“卷”是我们为了保管和利用的方便,在文件归档时人为运用“六个特征”(问题、时间、名称、作者、通讯者和地区特征)整合在一起的一组文件,是人们凭主观经验对文件在事后加工整理的产物。以“件”为单位进行整理,实际上是按归档文件本身所固有的客观特征作为整理标准,将归档工作简化。三是保证了整理质量,减少劳动强度。新的立卷方法是以件为归档单位,按不同机构和保管期限,分类进行管理,简化了归档立卷的繁琐、复杂和人为性,减轻档案工作人员的劳动强度和工作压力。它既不需要编页号,也不需要拟写案卷标题、案卷目录、全引目录等,大抵上经过七道工序:文件形成、实体排序(包括分类、排列)、盖归档章、计算机录入、装盒(包括填写档案盒的脊背)、打印归档文件目录、上架。此方法简单、易学、实用,能保证整理的质量。

         2. 有利于文件的管理和保密。过去档案利用者查阅文件时,往往是要调出整个卷,一个一个慢慢找,所以比较费劲,也对档案的磨损很大。

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