第一章 总 则
第一条 根据上级有关档案工作的法律法规及学习规章制度，为加强我校档案馆事业的建设，特制定本通则。
第二条 档案馆是学校重要的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。其业务工作受同级和上级档案业务管理机关的指导、监督与检查。既是学校档案业务工作的业务部门，也是学校档案管理工作的职能处室。
第三条 档案从业人员的初心是“为党管档、为国守档、为民服务”，使命是发挥档案“存史、留凭、资政、育人”的功能，集中统一地管理学校各类档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为学校中心工作服好务，为师生员工服好务，通过档案管理促进学校各项工作的规范化建设。档案馆进行下列工作：
（一）指导培训档案归档，并接受或征集档案；
（二）科学保护和管理档案；
（三）开展档案的利用管理与服务；
（四）编辑出版档案史料；
（五）参与编修鉴史志的工作。
第四条 档案馆必须建立严密的各项规章制度，执行档案工作安全制度，提高工作效率和质量。
第五条 档案馆工作人员要认真执行档案有关的法律法规及规章制度，热爱档案事业，刻苦学习档案业务和文化知识，不断提高政治思想水平和业务能力，以保证档案工作的顺利完成。
第二章 档案的接收与征集
第六条 档案馆接收档案的范围：一是事先由归档单位（学校各党政群团学等组织机构或个人，以下简称归档单位）制定的归档范围并经档案馆审核同意接受的材料；二是上级规定的有关接受范围的材料；三是个人捐赠或寄存材料物品等。
第八条 档案馆接收档案的要求和手续：
（一）接受之前必须经过档案馆人员的两次培训指导或检查；
（二）进馆材料应尽量保持完整性，并按规定整理好；
（三）交接双方清点核对，可用文件目录作为移交核对表，特殊情况的可随时拟订移交单，并签字，重要的要求交接双方盖章并合影，个人捐赠或寄存的应当颁发证书。
第九条 档案馆同时还要注意接收和收集与本馆馆藏档案有关的各种资料。
第十条 档案馆要加强对重要历史档案、资料的征集。可签订《归档责任书》，归档单位归档不积极，可以视情况签发《催档函》，多次催档无果可签发《清缴档案函》，并纳入档案工作诚信记录或限制其档案利用权限。
第三章 档案的管理
第十一条 档案馆的档案，凡是全宗归档已经终结的，要优先考虑以全宗为单位，进行科学的分类、排列、上架。每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史演变情况；凡是全宗仍未结束归档的，每五年将前期审核过的档案，按照载体/年份/按一级分类，一级分类里的材料按二级分类（以此类推），进行分类和排架。
排架固定五年及以上的档案盒可在档案盒背脊标注盒号，盒号的规则从“全宗号+AAAA+0001”开始；
排架相对固定的档案柜可在档案柜上居中标注柜号，柜号的规则从“G0001”开始；
排架相对固定的档案密集架可在密集架上标注列号，列号的规则从“J0001”开始；
第十二条 档案库房必须坚固适用，符合国家承重标准要求，并应具有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
第十三条 档案馆应研究和改进档案保护技术，延长档案的寿命。对已破损和字迹褪色的重要档案，要及时修复或复制。
第十四条 归档单位不负责档案保存期限的鉴别，保存期限具体由档案馆负责组织人员鉴定，保存期限也不是一成不变的。对无需继续保存的档案，必须经过鉴定，并征求有关部门意见，报请主管领导机关批准，方能销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十五条 档案馆应进行下列统计工作：
每年5月底、8月底分别对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、利用等情况，及时准确地进行统计；5月底的统计主要是为了摸清归档底数，便于催缴档案；8月底的档案统计主要用于年度考核。其他统计按照档案工作的需要开展。
按照统一规定和要求，校区档案室向档案馆、档案馆向上一级档案业务管理机关报送本馆基本情况统计表。
第十六条 档案馆应对馆藏档案和资料的保管情况进行定期检查，遇有特殊情况应立即检查，及时处理。
第十七条 档案馆应积极创造条件，研究并应用新的科学技术，逐步实现档案管理的现代化。
第四章 档案的利用
第十八条 档案馆应积极主动地开展利用服务上作，并根据有关规定开放历史档案。
第十九条 档案馆应设立阅览室，积极改善阅览条件，为利用者提供方便。
第二十条 档案馆应编制必要的检索工具和开放档案目录，印发档案馆指南等，为各方面广泛利用档案和资料提供方便条件。
第二十一条 档案馆提供利用档案，应遵照《华北电力大学档案馆档案利用制度》执行：
第二十二条 档案馆应积极开展档案史料的研究和编纂工作，根据需要编辑档案文件汇集和其他参考资料，经主管领导人批准可公布档案文件。具备条件时可设立编研机构，有计划地编辑出版各种档案史料汇编。
第二十三条 档案馆应协助学校举办各类形式的档案展览，参加或开展有关的学术研究活动。
第二十四条 档案馆应及时、准确地掌握档案和资料的利用效果，不断改进利用工作。
第五章 附 则
第二十五条 本制度自发布之日起施行。未尽事宜由档案馆解释。